用户指南
您需要知道的一切设置您的酒店和管理预订在这里和我们的其他博客张贴。虽然我们的系统是非常容易使用的初学者, 你应该开始阅读这份文件, 然后浏览我们的其他博客帖子, 以充分利用所有可用的功能。
在其他任何事情之前, 我们应该清楚地了解如何在应用程序中进行变通。登录后, 单击屏幕左上标为 "bellebnb.com" 的按钮, 打开主导航菜单。您可以从此菜单访问应用程序的任何部分。
I. 术语和定义
在开始之前, 我们将介绍应用程序套件的各个部分, 以及整个指南中使用的语言。Bellebnb 分为三个独立的应用程序, 它们协同工作, 与酒店、您的来宾和其他系统 (如 TripAdvisor 等在线销售渠道) 进行交互。
应用程序的主要部分是 ' 前台经理 ' 或简单的 ' 前台 '。这通常称为属性管理系统或 PMS。酒店使用 PMS 来创建和管理预订。
下一部分是 "预订引擎"。您的预订引擎是一个网站, 您的客人可以使用在您的酒店预订房间。您可以嵌入预订引擎, 从您自己的网站或 Facebook 上预订。
最后, 还有 "渠道经理"。通道管理器用于收集销售渠道 (如 Airbnb 和 Booking.com) 生成的酒店预订, 并在创建、重新安排或取消预订时将定价和可用性信息发送到所有可用的销售渠道。, 或为房间设定价格。
II. 设置房间和价格
创建帐户时, 系统将创建一个具有房间、费率、预留和工作人员的测试酒店。这是为了使试用期间的用户可以轻松地点击四周, 然后在他们深入挖掘之前尝试一切。您可以查看预订、进行签入/签出、管理来宾等, 而无需输入任何实际数据。
通过测试数据后, 您应该设置真正的酒店, 从您的房间开始。单击屏幕左上方的导航菜单, 然后转到 "我的酒店 > 房间"。单击 "新建房间类型"。
所有您需要输入的是这个房间的名称。您可以添加尽可能多的附加信息, 包括价格, 最大占用, 床配置等。单击 "保存"。
客房类型 vs 客房
您刚创建的内容称为 "房间类型"。"房间类型" 是对房间的特点的描述, 包括居住和价格;"房间" 是一个真正的房间, 客人停留。
房间是按类型分组, 以腾出的努力, 基本上创建相同的房间无数次。例如, 酒店可能有20间房间, 有一张床, 并容纳一个单一的客人, 其中两个允许吸烟。在这种情况下, 酒店可以创建两个房间类型: ' 单人 ' 和 ' 单人-吸烟 '。
创建房间类型后, 单击 "库存" 选项卡以查看该类型的实际可用房间。这些是日历中的行。创建房间类型时, 会自动创建一个房间。
若要添加其他类型的单元, 请单击 "添加文件室" 并输入名称。在前面的示例中, 您可以为 "single" 类型添加房间 "1A"、"1B"、"2D" 等, 以代表酒店中的单人房间。(指定房间名称, 因为它们出现在您酒店的门上。
当用户在您的预订引擎或其他销售渠道查看您的酒店时, 房间类型代表提供的住宿, 房间是每种类型的可用性。例如, 如果您的房间类型为 "单" 和 "双", 可用于给定日期和来宾数量, 则销售渠道将显示两个结果, 以及每个房间的可用客房数。
添加照片
既然你已经了解了住宿在酒店里的工作, 你应该增加更多的信息, 让你的房间对访客更有吸引力。所有这些信息都可以添加到房间类型中。
选择任何房间类型, 然后单击 "操作 > 编辑" 以添加说明和设施。最重要的是添加有吸引力的照片。选择任何房间类型并向下滚动到标题为 "照片" 的部分, 然后拖放照片, 或单击标题为 "选择文件" 的按钮。
当我们讨论通过日历和预订引擎创建预留时, 您将看到在以下各节中设置照片的结果。
客房价格
你可以在一周的一天内把房间定价。例如, 您可能有一个房间, 售价为100美元的工作日, 和120美元的周末。
要在一周的天内设置定价, 请编辑房间类型并向下滚动到标题为 "每日定价" 的部分。在这里, 您可以添加一周中的每一天的定价。在本例中, 只需在星期六和星期日输入 120, 并将其他字段留空。任何没有特殊定价的日子将恢复到上面输入的 "基本利率"。
您还可以为给定日期的房间设置价格。例如, 您可能希望在12月的最后一周将价格提高40%。
为此, 请选择一个房间类型并单击 "定价" 选项卡. 选择月份, 然后为日历中的特定日期设置定价, 然后单击 "更新价格"。任何没有特殊定价的日子 (空白) 将恢复到上面提到的普通房间价格。
利率计划
当客人预订房间时, 您可能希望提供额外的项目或福利。例如, 您可能希望提供早餐, 折扣的客人购买时, 他们预订。当客人预订房间时, "费率计划" 将设施和取消条款与费率调整结合起来。
利率计划鼓励客人在预订时购买附加组件, 这意味着您的酒店将利用重要的销售机会。假设您想提供一个 ' 早餐 ' 率, 允许客人每晚购买早餐计划为每人5美元。
去 ' 我的酒店 > 费率 ', 并点击 ' 新利率计划 '。把这个计划称为早餐。添加简短说明, 并保留 "本地费率" 复选。现在您可以跳过 "设施和膳食" 部分, 稍后再来。现在也跳过 "折扣" 部分。当您了解如何定义速率时, 这些部分是不言而喻的。
我们希望输入正确的信息, 在 ' 利率调整 ', 以便此价格的预订价包括每位客人每晚额外5元。输入5.00 作为 ' 金额 ' (没有货币符号), 并检查 "每客人" 和 "每晚"。
在 "取消和退款政策" 部分中, 输入客人可在预定的埃塔之前取消预订的天数, 以及延迟取消的罚款额/费用。输入要显示给您的来宾的退款策略的简单说明。
预订此房价的客人将收取房费和早餐。您还应创建一个没有汇率调整的附加基本费率计划, 称其 "最佳可用利率" 或 "标准费率", 以便在以下步骤中创建预留时查看 "早餐率" 的差异。
税收和费用
您可能希望在预订或重新安排预定时自动包含税款。假设您的酒店包括 "联邦税" 在 20% (VAT) 和一个 ' 旅游税 ' 为每位客人 (关税) 每预订7美元。
去 ' 我的酒店 > 税 ' 在主导航菜单, 然后点击 ' 新税 '。对于本例中的 "联邦税", 请输入20作为 "金额", 然后选择 "百分比"。对于 ' 旅游税 ' 输入 7 ' 金额 ' 和选择 ' 每位客人 '。你现在有两个税, 将添加到每一个保留, 如在示例中。
III. 创建和管理预留
现在您已经设置了您的房间, 您可以创建和管理保留。有两种方法可以在您的前台创建预订, 每个都有自己的优势, 您也可以通过您的预订引擎预订房间。
创建预订
I. 使用日历
您可以直接在日历中创建预订 (导航到 "前台 > 日历")。单击右上方菜单中的日期选择器, 然后选择预订的签入日期。使用左/右箭头在几个月之间移动。
接下来, 向下滚动到您想预订的房间 (每行代表您酒店的一间房间)。单击并从签入日期拖动, 突出显示保留中包含的天数。例如, 如果您想保留从12月15日到 22 (即, 退房在第二十二), 突出的日期从 12月15日, 最多和包括 12月21日 (不包括第二十二)。
当你举起你的手指从鼠标, 你将被提供一个客人选择。输入成人和儿童的数量, 然后单击 "继续"。下一屏提供了这个房间和客人数量的价格。选择一个费率, 然后单击 "预留"。
II. 使用房间搜索
要完成预订, 请输入预订的名称。您还可以添加信用卡以确保预订、联系人电子邮件或便笺的安全。单击 "+" 按钮以显示这些附加选项。准备就绪后, 单击 "创建预留"。
您还可以通过前往 ' 前台 > 预订 ' 创建预定。这是一个不太浮华, 但更传统的方法来搜索可用的房间。只需输入来宾的日期和数量, 然后单击 "搜索" 查看所有可用的房间。选择要预订的任何房间/房价。
这个优势是你可以看到所有的房间和他们的价格为您选择的参数。如果客人来电, 他们可能会考虑到一定的价格范围, 这种方法将使您更容易找到一个合适的房间, 以所需的价格。
管理预订
要查看预订, 请转到日历并按日期搜索, 然后单击保留名称。您可以将鼠标悬停在预订上, 以便在单击之前查看基本详细信息。
保留的基本工作流如下: 处理存款支付 (可选);登记客人;登记入住;向比尔添加项目 (可选);签出并处理最终付款。并非每一项保留都包括所有这些行动, 但这是一个典型的保留所需要的。
预订摘要
预订详细信息的第一节是 "预订摘要"。预订摘要包括有关创建预订的地点和时间、签入/退房日期和费率详细信息。在签入预订后, 第二个面板将列出签入完成的确切日期和时间, 以及您的工作人员进行签入的情况。签出面板也是如此。费率详细信息面板通知酒店客人在所选费率下有权享有的内容。例如, 如果房价包括早餐、水疗护理等。
客人
预订细节的最重要部分是来宾信息。在您可以完成签入之前, 您必须添加预订中包含的所有来宾。例如, 如果为三位来宾预留了一个房间, 则所有三位来宾必须在入住前登记并添加到预订中。预订的 "签入" 面板还将指示必须添加多少来宾才能完成签入。
在预订的 "客人" 一节中, 您将看到为该房间登记的客人, 以及仍然必须添加的客人数量。在标题为 "在来宾名称中添加来宾" 类型的搜索框中, 单击 "搜索"。如果该来宾已存在于您的记录中, 则可以单击 "选择" 添加到保留, 或单击 "注册来宾" 将新来宾添加到您的记录中。
您可以为每个来宾添加尽可能多或尽可能少的信息, 但必须包含名称和地址。此外, 您还可以扫描和上传和 ID 文件 (护照, 驾照等) 的每个档案。只需单击 "添加 ID 文档" 添加照片或扫描的 PDF 文件即可。我们建议使用收存箱 iOS/Android 应用程序扫描文件使用您的手机相机。它是免费的, 易于使用, 和您的 PMS 已完全移动准备就绪, 所以您可以通过您的手机登录上传客人 ID 文件。
将所有来宾添加到预订后, 即可单击 "签入"。在签入后, 不可以添加其他来宾, 因此在完成签入之前, 请务必添加每个人。如果预订有更改, 且来宾数量少于预期, 请单击 "添加来宾" 面板中的 "取消"。
请注意, "取消" 按钮标题为 "无其他来宾"。如果单击此按钮, 所有其他来宾将从预订中删除。这可能会影响预订的价格, 如果相关费率是按客人计算的 (鸡毛, "费率计划")。例如, 如果房价每晚包括每位客人5元的早餐, 而且只有2的客人到达, 那么房价将会调整, 以便为失踪的客人每晚增加5美元。您将在 "发票" 部分看到更新。
发票
发票包括此预订的计费项目明细列表, 按类型分组, 包括房价、税金/费用和一般项目。在签入后, 可以将计费项目添加到预订。如果此预订包含多个房间, 则主房间的发票将包括每个额外房间的发票。
付款
您可以在预订的任何阶段处理付款。"处理过的付款" 是由酒店的客人支付的付款记录。在大多数情况下, 酒店将收取押金时, 预订的创建, 然后处理余额退房。要进行全面讨论, 请阅读我们的博客文章中的 "付款工作流" 部分。 付款网关: 部分 I.
其他信息/通知
在 "签入" 面板之后, 您可能会在右列中看到其他信息。可能有对失踪客人、迟到或逾期居留的警告。包括信用卡数据在内的预订将显示客人的付款信息。
通过外部销售渠道 (如 Booking.com 和 Airbnb) 进行的预订可能包括有关小错误的信息, 例如预订价格与酒店所列出的不同币种。
频道预订的一个重要通知类型是 "价格匹配"。当客人通过外部渠道预留, 他们这样做的价格由渠道, 这可能与您为酒店设置的内部价格不同。例如, 在您的预订引擎中列出的100美元的房间可能会出现在 Booking.com 120 美元。调整预订可能会导致价格变动。如果您需要将预订移动到不同的房间, 添加或删除预订中的天数, 甚至从预订中删除来宾 (鸡毛, "来宾"), 则可能会发生这种情况。
在调整的情况下, 保留的价格用当地价格计算。这可能导致预订价格不同的客人支付/同意支付时, 他们作出了预订。在我们的例子中, 通过 Booking.com 预订的房间将重新计算过期使用当地利率100美元而不是120美元。"价格匹配" 面板通知旅馆业如果原始预订价格与当前/调整价格有任何区别。如果需要, 旅馆业可以手动调整发票以匹配原始价格。
退房
预订可以在 "预订摘要" 一节中注明的日期签出。例如, 如果预订时间为6月5日至6月7日的2晚, 酒店可以在 6月7日12am 开始的任何时间完成退房手续。如果客人需要提前退房, 您可以通过在预订日历中调整预订时间来重新安排预约。只需将右端拖动到所需的签出日期。
在退房期间, 将处理保留的余额。举例来说, 如果预订是500元, 则在订房时, 以200元作为押金处理, 则在退房时会自动处理300元的结余。
取消
要取消预订, 请转到 "操作" 取消。"预订详细信息" 面板将包括所选费率的取消信息 (鸡毛、"费率计划")。例如, "早餐" 价格可能包括提前不到一周的取消30% 的取消费。旅馆业可以使用此信息来决定收费的 "取消费"。
当您单击 "提交" 时, 将处理取消的付款。如果您决定不收取取消费, 如在全额退款的情况下, 输入 ' 0 ' 的 "取消费", 并选择 "不需要付款" 的 "类型"。
IV. 您的预订引擎
您的预订引擎是一个网站, 客人可以用来预订房间和管理他们的预订。通过您的预订引擎产生的预留是佣金免费的-您保留100% 的收入通过您的预订引擎。
查看您的预订引擎
要查看您的预订引擎, 请转到主导航菜单中的 "通道管理器 > 预订小部件", 然后单击左侧 "状态" 面板中的链接。您可以在这里搜索房间并进行预订。你应该先为你的酒店做个测试预约。选择任何房间, 选择一个费率, 然后输入您的预订详细信息。
一旦您的预订已创建, 您的客人可以使用预订引擎查看和更新他们的预订。客人将通过电子邮件发送一封确认邮件, 并通过您的预订引擎提供他们的电子发票链接。当他们登记入住, 他们将提供您的酒店提供额外服务的范围 (鸡毛, "客人服务" 一节)。
渠道预订
要查看您刚才所做的预订, 请在主导航菜单中转到 "前台 > 收件箱"。单击新预订可查看预订详细信息。在 "来宾" 部分下, 您将看到您的预订中包含的来宾的通知面板。由于此预订是由外部通道生成的, 而不是由您的工作人员通过前台进行的, 因此此预订被标识为 "通道预留"。
如果是渠道预订/预订, PMS 将尝试匹配任何客人包括与预订与现有的客人。你将被提供一个潜在的匹配列表。如果与记录中的现有来宾匹配, 请选择 "与现有来宾合并"。这样, 您可以避免为重复访问者生成重复的来宾记录。否则, 单击 "确认" 将新来宾添加到您的记录中。
电子邮件设置
您可以添加自定义 HTML 电子邮件发送给客人时, 他们通过您的预订引擎预订房间。在主导航菜单中转到 "设置 > 电子邮件设置" 以查看可用的消息选项。您可以在我们的博客帖子中找到更多关于电子邮件设置的信息 HTML 电子邮件.
自定义
您可以添加照片和 HTML 描述, 使您的房间更具吸引力。您的酒店客房类型是您的预订引擎的主要景点, 您应该尽可能多地包含信息。您可以为每个房间类型添加多达25张照片, 以及一份设施、视图和其他信息的列表, 您甚至可以使用多种语言添加此信息以容纳国际访问者。
有关如何自定义预订引擎的详细信息, 请参阅以下帖子:
嵌入
如果您有自己的网站, 您可以使用您的预订引擎直接接受您自己的网站预订。要为您的网站生成嵌入构件, 请转到主导航菜单中的 "通道管理器 > 预订小部件"。您可以在我们的帖子中找到更多有关如何使用您的预订引擎的信息。 嵌入式预订引擎.
V. 客户服务
您的预订引擎配备了一个来宾服务门户网站, 以方便与您的客人, 一旦他们入住您的酒店的互动。他们可以使用您的预订引擎提供客房服务订单或与前台沟通。
客房服务和信息
要启用来宾服务门户, 请转到 "设置 > 客房服务", 然后 "设置 > 即时消息" 以启用这两种服务。您的预订引擎仍将提供电子收据, 并允许您的客人取消他们的预订, 即使没有额外的服务已启用, 但您应该启用至少在免费试用期间, 以了解您的预订引擎的全部范围的想法。
转到 "客房服务 > 菜单" 查看您的客人可用的项目。您可以输入尽可能多的其他项目。创建帐户时, 为您添加了一组标准的测试项目。
要从访问者的角度查看您的客房服务菜单, 请创建一个新的预订您的预订引擎与入住日期的今天 (一个客人, 一个晚上是足够好)。当您获得预订确认时, 请保持浏览器窗口打开。打开第二个浏览器窗口, 登录到前台经理, 并完成此预订的签入。
完成签入后, 刷新您的预订确认打开的窗口, 查看他们入住后为您的客人提供的额外服务。浏览您的客房服务菜单并按顺序排列。输入订单后, 刷新第二个浏览器窗口中的预留, 以查看保留详细信息中进程中的订单。
虽然前台工作人员可以查看客房服务订单, 但酒店通常有厨房工作人员准备和交付订单。您可以创建具有登录权限的工作人员, 这些成员只能访问厨房操作。您的厨房工作人员可以查看活动订单列表, 并将其标记为在交货时完成。项目只添加到预订的发票时, 他们被标记为您的厨房工作人员交付。有关员工管理的更多内容, 包括厨房工作人员, 请参阅下面的 "工作人员和用户帐户" 部分。
接下来, 转到消息传递接口并发送消息。在您的前台浏览器中, 转到 "前台 > 收件箱" 查看并回复邮件。邮件为来宾和工作人员自动加载, 因此, 如果您在创建或回复邮件后保持两个窗口稳定 (不刷新), 则您应该看到这些更新是自己来的。
员工评论
您的来宾服务门户还包括内部审阅系统。如果您已启用员工评语, 客人可以查看设施和工作人员。要启用审阅引擎, 请在前台的主导航菜单中转到 "报告 > 审阅"。为使工作人员能够被审查, 请转到 "设置 > 酒店员工", 并通过选择 "启用审查", 在其个人资料中选择个别工作人员进行审阅。
若要编写审阅, 您需要签出预订。客人有机会在完成退房后留下评论。如果您可以完成签出, 请将前一个示例的浏览器窗口保持为打开/可用直到明天。如果您在预订中为其中一位来宾输入了您的电子邮件地址, 您将在退房后发送一封电子邮件, 指示您进入审阅页面。请记住, 在指定的日期之前, 保留不能签出, 因此将此示例的测试预订保留为一天的长度。
继续, 并完成退房时, 您可以, 然后刷新来宾服务页面。您现在将被定向到审阅界面。客人可以为员工和设施提供简短的5星级评级, 并为每位来宾简要评论。
您的员工是您酒店最重要的方面, 因此酒店经理应该了解客人的待遇。每个工作人员都有历史回顾数据以及其他统计信息, 例如在其个人资料中提供的签入/签出。您的每位员工都可以获得平均星级评级。您的工作人员不需要启用系统访问权限才能进行审阅。
到处工作
您的服务门户已准备就绪, 因此来宾可以从他们手头的任何电话或平板电脑上访问您的附加服务。没有什么可下载的, 没有安装, 这意味着您可以通过任何设备访问用户。要获得一个想法, 创建一个从您的智能手机预订, 并重复上述示例, 但使用您的手机和浏览器窗口, 而不是两个浏览器窗口。
VI. 工作人员和用户帐户
您可以根据需要在您的帐户中添加尽可能多的工作人员。工作人员可以或可能没有对系统的访问权限。例如, 您可以仅为审阅目的注册工作人员。对于有系统访问权限的工作人员, 可以分配五种不同的帐户类型: 前台、厨房、维修和物业管理。有关如何创建和管理工作人员的完整说明, 请参阅以下文章: 用户管理.
维护
您的员工可以使用的帐户类型之一是 "维护"。客人退房后, 维修人员负责准备房间。仅分配 "维护" 特权的用户只能访问要为今天准备的房间列表。
在主导航菜单中登录的维护用户可以去 "维护 > 准备房间", 以查看要准备的房间列表。单击 "标记为已准备就绪", 使该房间可供下一个访问者使用。退房后未准备的房间将出现在此列表中, 下次签入的预订将包括警报通知, 直到房间准备就绪。
VII. 生成报告
您可以为给定期间的预留和付款生成报告。对于付款, 请转到主导航 meu 中的 "报告 > 付款"。在最右边的日期选择器中输入日期, 然后单击 "搜索" 按钮查看为所选期间注册的付款 (包含端点)。
要查看预订, 请转到 "报告 > 预订"。输入日期选择器中的日期, 然后单击 "搜索" 按钮以查看与给定日期范围重叠的预留。单击 "保留" 或 "付款" 报表中的 "导出" 按钮生成一个 CSV 文件, 您可以在最喜欢的电子表格中导入, 如 Excel 或 Google 文档。
VIII. 渠道管理
通道管理器可协调所有销售渠道 (包括您的预订引擎) 之间的价格和可用性。无论何时从任何来源收到新的预订, 或在前台手动创建新的预订, 通道管理器都会将库存更新发送到所有销售渠道, 以避免预定, 或使房间可供所有渠道使用。取消.
IX. 摘要
这个用户指南是不断发展的新功能, 包括在我们的软件套件。一定要 订阅我们的博客 为电力用户提供最新的功能和提示。我们已经涵盖了尽可能多的, 但有许多主题, 我们离开博客和常见问题。
我们还没有提到整个应用程序最重要的功能: 屏幕右下角的聊天按钮。如果您有任何问题, 只需登录到您的帐户, 然后单击屏幕右下角的按钮, 就可以向我们询问您所混淆的内容。我们总是乐于帮助你。
