Podręczniku użytkownika

Wszystko, co musisz wiedzieć, aby skonfigurować hotel i zarządzać rezerwacjami, znajdziesz tutaj i na innych naszych blogach. Chociaż nasz system jest bardzo łatwy w obsłudze dla początkujących, należy zacząć od przeczytania tego dokumentu, a następnie przejrzeć nasze inne posty na blogu, aby w pełni wykorzystać wszystkie dostępne funkcje.

Przed wszystkim powinniśmy wyjaśnić, jak poruszać się w aplikacji. Po zalogowaniu kliknij przycisk "bellebnb.com" w lewym górnym rogu ekranu, aby otworzyć główne menu nawigacyjne. Z tego menu można uzyskać dostęp do dowolnej części aplikacji.

I. Warunki i definicje

Zanim zaczniemy, przedstawimy różne części pakietu aplikacji i język używany w tym przewodniku. Bellebnb jest podzielony na trzy osobne aplikacje, które współpracują ze sobą z hotelem, gośćmi i innymi systemami, takimi jak internetowe kanały sprzedaży, takie jak serwis TripAdvisor.

Główną częścią aplikacji jest "Front Desk Manager" lub po prostu "Front Desk". Zwykle jest to nazywane Systemem Zarządzania Nieruchomościami lub PMS. Hotel wykorzystuje system PMS do tworzenia rezerwacji i zarządzania nimi.

Następna część to "Booking Engineer". Twój system rezerwacji to strona internetowa, z której mogą korzystać goście, aby zarezerwować pokój w hotelu. Możesz wbudować silnik rezerwacji, aby zarezerwować miejsce z własnej strony internetowej lub Facebooka.

Wreszcie jest "Menedżer kanału". Menedżer kanałów jest używany do zbierania rezerwacji dla Twojego hotelu generowanych przez kanały sprzedaży, takie jak Airbnb i Booking.com, oraz wysyłania informacji o cenach i dostępności do wszystkich dostępnych kanałów sprzedaży za każdym razem, gdy tworzysz, zmieniasz harmonogram lub anulujesz rezerwację lub ustawiasz cena za pokój.

II. Skonfiguruj pokoje i stawki

Po utworzeniu konta system tworzy testowy hotel z pokojami, stawkami, rezerwacjami i personelem. Ma to ułatwić użytkownikom w okresie próbnym klikanie i wypróbowanie wszystkiego, zanim zaczną kopać głębiej. Możesz przeglądać rezerwacje, robić zameldowanie / wymeldowanie, zarządzać gośćmi itd. Bez konieczności podawania prawdziwych danych.

Po przejrzeniu danych testowych powinieneś ustawić swój prawdziwy hotel, zaczynając od swoich pokoi. Kliknij menu nawigacji w lewym górnym rogu ekranu, a następnie przejdź do "Mój hotel> Pokoje." Kliknij, aby "Nowy rodzaj pokoju".

Wszystko, co musisz wpisać, to nazwa tego pokoju. Możesz dodać tyle dodatkowych informacji, ile chcesz, w tym cenę, maks. Obłożenie, konfigurację łóżka itp. Kliknij "Zapisz".

Rodzaje pokoi a pokoje

To, co właśnie stworzyłeś, nazywa się "Typ pokoju". "Rodzaj pokoju" to opis cech pokoju, w tym obłożenie i cena; "Pokój" to rzeczywisty pokój, w którym przebywa gość.

Pokoje są pogrupowane według rodzaju, aby zaoszczędzić wysiłku, aby stworzyć w zasadzie ten sam pokój wiele razy. Na przykład hotel może mieć 20 pokoi z jednym łóżkiem i jedną osobą, z których dwie umożliwiają palenie. W takim przypadku hotel może utworzyć dwa typy pokoi: "Jednoosobowy" i "Jednoosobowy - dla palących".

Po utworzeniu typu pokoju kliknij kartę "Zapasy", aby wyświetlić faktyczne pomieszczenia dostępne dla tego typu. To są wiersze w twoim kalendarzu. Jeden pokój jest tworzony automatycznie po utworzeniu rodzaju pokoju.

Aby dodać więcej jednostek danego typu, kliknij "Dodaj pokój" i wprowadź nazwę. W poprzednim przykładzie możesz dodać pokoje "1A", "1B", "2D" itp. Dla typu "Jednolita", aby reprezentować pojedyncze pokoje dostępne w Twoim hotelu. (Przypisuj nazwy pokoi, które pojawiają się na drzwiach Twojego hotelu.)

Gdy użytkownicy przeglądają Twój hotel w systemie rezerwacji lub innych kanałach sprzedaży, typy pokoi reprezentują oferowane zakwaterowanie, a pokoje są dostępnością dla każdego rodzaju. Na przykład, jeśli masz pokoje typu "Pojedynczy" i "Podwójny" dostępne dla danej daty i liczby gości, kanał sprzedaży wyświetli dwa wyniki wraz z liczbą pokoi dostępnych dla każdego.

Dodaj zdjęcia

Teraz, gdy już wiesz, jak działają kwatery w Twoim hotelu, powinieneś dodać więcej informacji, aby Twoje pokoje były bardziej atrakcyjne dla odwiedzających. Wszystkie te informacje można dodać do rodzaju pokoju.

Wybierz dowolny typ pokoju i kliknij przycisk "Działania> Edytuj", aby dodać opisy i udogodnienia. Najważniejsze jest dodanie atrakcyjnych zdjęć. Wybierz dowolny typ pokoju i przewiń w dół do sekcji "Zdjęcia", a następnie przeciągnij i upuść zdjęcia lub kliknij przycisk "Wybierz plik".

W poniższych sekcjach zobaczysz wyniki ustawiania zdjęć, gdy omawiamy tworzenie rezerwacji za pośrednictwem Twojego kalendarza i mechanizmu rezerwacji.

Ceny pokoi

Możesz wyceniać pokoje według dnia tygodnia. Na przykład możesz mieć pokój o cenie 100 USD w dni powszednie i 120 USD w weekendy.

Aby ustawić ceny według dnia tygodnia, zmień typ pokoju i przewiń w dół do sekcji "Ceny na dzień". Tutaj możesz dodać ceny za każdy dzień tygodnia. W tym przykładzie wpisz 120 jako sobotę i niedzielę, a pozostałe pola pozostaw puste. Wszystkie dni bez specjalnej wyceny powrócą do "stawki podstawowej" wprowadzonej powyżej.

Możesz także ustawić cenę pokoju na daną datę. Na przykład możesz podwyższyć ceny o 40% za ostatni tydzień grudnia.

Aby to zrobić, wybierz typ pokoju i kliknij kartę "Ceny". Wybierz miesiąc, a następnie ustal ceny dla konkretnych dat w kalendarzu, a następnie kliknij "Aktualizuj ceny". Dowolne dni bez specjalnej ceny (puste) spowodują powrót do zwykłej ceny pokoju, o której mowa powyżej.

Plany stawek

Możesz zaoferować dodatkowe przedmioty lub korzyści, gdy Twoi Goście zarezerwują pokój. Na przykład, może chcesz zaoferować śniadanie ze zniżką dla Gości, którzy kupują podczas rezerwacji. "plany taryfowe" łączą udogodnienia i warunki anulowania z korektą ceny, gdy Goście zarezerwują pokój.

Plany taryfowe zachęcają Gości do zakupu dodatków w momencie ich zarezerwowania, co oznacza, że Twój Hotel korzysta z ważnej możliwości sprzedaży. Załóżmy, że chcesz zaoferować "śniadanie" kurs, który pozwala Gościom na zakup planu śniadaniowego za $5 za osobę za noc.

Idź do "mój Hotel > stawki" i kliknij "nowy plan taryfowy". Zadzwoń do tego planu "śniadanie". Dodaj Krótki opis i pozostaw zaznaczone "lokalna stawka". Możesz pominąć "udogodnienia i posiłki" sekcji teraz i wrócić do niego później. Również pominąć "rabaty" sekcji teraz. Te sekcje są oczywiste, gdy zrozumiesz, jak określić stawkę.

Chcemy wprowadzić prawidłowe informacje w "regulacja stawek", tak aby cena rezerwacji w tym cenę obejmuje dodatkowe $5 za osobę za noc. Wprowadź 5,00 dla "kwota" (bez symbolu waluty) i sprawdź zarówno "na gościa" i "za noc".

W sekcji "Anulowanie i zwrot pieniędzy" podaj liczbę dni, które gość ma do dyspozycji, aby anulować rezerwację przed planowaną godziną jej pobytu, wraz z kwotą kary / opłatą za późne anulowanie rezerwacji. Wprowadź prosty opis zasad zwrotu kosztów, które będą wyświetlane Twoim gościom.

Goście, którzy zarezerwują tę opcję, zostaną obciążeni zarówno opłatą za pokój, jak i śniadaniem. Powinieneś również utworzyć dodatkowy podstawowy plan taryfowy, który nie ma żadnych korekt stawek, nazwij go "Najlepszą dostępną stawką" lub "Standardową stawką", aby zobaczyć różnicę ze stopą "Śniadanie" podczas tworzenia rezerwacji w następujących krokach.

podatki i opłaty

Możesz chcieć, aby podatki były uwzględniane automatycznie podczas dokonywania rezerwacji lub zmiany terminu. Załóżmy, że hotel obejmuje zarówno podatek federalny w wysokości 20% (VAT), jak i "podatek turystyczny" w wysokości 7 USD za osobę (Taryfa) za każdą rezerwację.

Przejdź do "Mój hotel> Podatki" w głównym menu nawigacyjnym, a następnie kliknij "Nowy podatek". W polu "Podatek federalny" w tym przykładzie wpisz 20 dla "Kwota" i wybierz "Procent". W polu "Podatek turystyczny" wpisz 7 w polu "Kwota" i wybierz "Na osobę". Masz teraz dwa podatki, które zostaną dodane do każdej rezerwacji, tak jak w przykładzie.

III. Twórz i zarządzaj rezerwacjami

Po skonfigurowaniu pokoju możesz tworzyć rezerwacje i zarządzać nimi. Istnieją dwa sposoby tworzenia rezerwacji w recepcji, z których każdy ma swoje zalety, a także można zarezerwować pokoje za pośrednictwem mechanizmu rezerwacji.

Utwórz rezerwację

I. Korzystanie z kalendarza

Możesz utworzyć rezerwację bezpośrednio w swoim kalendarzu (przejdź do "Recepcja> Kalendarz"). Kliknij selektor daty w menu w prawym górnym rogu i wybierz datę zameldowania rezerwacji. Użyj lewej / prawej strzałki, aby poruszać się między miesiącami.

Następnie przewiń w dół do pokoju, który chcesz zarezerwować (każdy rząd reprezentuje jeden pokój w twoim hotelu). Kliknij i przeciągnij od daty zameldowania, podświetlając dni zawarte w rezerwacji. Na przykład, jeśli chcesz zarezerwować od 15 do 22 grudnia (tj. Sprawdzić się na 22), zaznacz daty od 15 grudnia aż do 21 grudnia włącznie (nie licząc 22 dnia).

Po podniesieniu palca z myszy otrzymasz wybór gościa. Wprowadź liczbę dorosłych i dzieci, a następnie kliknij "Kontynuuj". Następny ekran przedstawia stawki dostępne dla tego pokoju i liczby gości. Wybierz stawkę i kliknij "Zarezerwuj".

II. Korzystanie z wyszukiwania pokoju

Aby dokończyć rezerwację, wystarczy wpisać nazwę rezerwacji. Możesz również dodać kartę kredytową, aby zabezpieczyć rezerwację, kontaktowy adres e-mail lub notatki. Kliknij przyciski "+", aby wyświetlić te dodatkowe opcje. Gdy skończysz, kliknij przycisk "Utwórz rezerwację".

Można również utworzyć rezerwację, przechodząc do "recepcji > Reserve". Jest to mniej krzykliwe, ale bardziej konwencjonalne metody wyszukiwania dostępnych pokoi. Wystarczy wpisać daty i liczbę Gości, a następnie kliknąć przycisk "Szukaj", aby wyświetlić wszystkie dostępne pokoje. Wybierz dowolny Pokój/stawkę do rezerwacji.

Zaletą jest to, że można zobaczyć wszystkie pokoje i ich ceny dla wybranych parametrów. Jeśli gość dzwoni, mogą mieć pewne przedziały cenowe na uwadze, i to podejście będzie łatwiej znaleźć odpowiedni pokój w żądanej cenie.

Zarządzanie rezerwacjami

Aby wyświetlić rezerwację, przejdź do kalendarza i Wyszukaj według daty, a następnie kliknij nazwę rezerwacji. Możesz najechać myszką na rezerwację, aby zobaczyć podstawowe informacje przed kliknięciem.

Podstawowy przepływ pracy dla rezerwacji jest następujący: proces płatności depozytu (opcjonalnie); Rejestracja Gości; Zameldowanie; Dodawanie elementów do rachunku (opcjonalnie); wymeldowanie i przetworzenie płatności końcowej. Nie każda rezerwacja będzie obejmować wszystkie te działania, ale to jest to, co typowa rezerwacja pociąga za sobą.

Podsumowanie rezerwacji

Pierwsza część szczegółów rezerwacji to "Podsumowanie rezerwacji". Podsumowanie rezerwacji zawiera informacje na temat miejsca i daty utworzenia rezerwacji, dat zameldowania/wymeldowania oraz szczegółów dotyczących stawek. Po sprawdzeniu rezerwacji w drugim panelu zostanie wyszukana dokładna data i godzina zakończenia zameldowania oraz to, jaki członek personelu zakończył odprawę. To samo odnosi się do panelu Check-out. Panel szczegółów kursu informuje Hotel o uprawnieniu gościa do wybranej stawki. Na przykład, jeśli cena obejmuje śniadanie, zabiegi spa itp.

Gości

Najważniejszą częścią szczegółów rezerwacji jest informacja dla Gości. Zanim będzie można zakończyć zameldowanie, należy dodać wszystkich Gości objętych rezerwacją. Na przykład, jeśli pokój jest zarezerwowany dla trzech osób, wszyscy trzej Goście muszą zostać zarejestrowani i dodani do rezerwacji przed zameldowaniem. W panelu "Odprawa" w celu dokonania rezerwacji będzie również wskazywać, ilu Gości należy dodać przed zakończeniem zameldowania.

W sekcji "Goście" w rezerwacji można zobaczyć Gości zarejestrowanych w pokoju, wraz z liczbą osób, które muszą być jeszcze dodane. W polu wyszukiwania zatytułowanym "Dodaj gościa" wpisz nazwę gościa i kliknij przycisk "Szukaj". Jeśli gość już istnieje w Twoich rekordach, możesz kliknąć przycisk "Wybierz", aby dodać do rezerwacji, lub kliknąć przycisk "Zarejestruj gościa", aby dodać nowego gościa do swoich rekordów.

Możesz dodać jak najwięcej lub mało informacji dla każdego gościa, ale musisz podać nazwę i adres. Ponadto, można również skanować i przesyłać i dokument tożsamości (paszport, prawo jazdy, itp.) dla każdego profilu. Wystarczy kliknąć przycisk "Dodaj dokument tożsamości", aby dodać zdjęcie lub zeskanowany plik PDF. Zalecamy używanie aplikacji Dropbox na iOS/Android w celu skanowania dokumentów przy użyciu aparatu w telefonie. Jest to bezpłatny i łatwy w użyciu, a PMS jest w pełni mobilny gotowe, więc można zalogować się za pośrednictwem telefonu, aby przesłać dokumenty ID gościa.

Po dodaniu wszystkich Gości do rezerwacji, można kliknąć "check-in". Po zameldowaniu nie można dodawać dodatkowych Gości, więc przed zakończeniem zameldowania należy dodać wszystkich. Jeśli dokonano zmian w rezerwacji i liczba Gości jest mniejsza niż oczekiwana, kliknij przycisk Anuluj w panelu Dodaj gościa.

Zauważ, że przycisk "Anuluj" jest zatytułowany "Brak dodatkowych Gości". Jeśli klikniesz ten przycisk, wszyscy Dodatkowi Goście zostaną usunięci z rezerwacji. Może to wpłynąć na cenę rezerwacji, jeśli skojarzona stawka jest obliczana na gościa (por, "plany taryfowe"). Na przykład, jeśli cena obejmuje $5 śniadanie na osobę za noc, a tylko 2 z 3 oczekiwanych Gości przyjedzie, stawka zostanie skorygowana w celu usunięcia dodatkowych $5 za noc za zaginionego gościa. Aktualizacja zostanie wyświetlona w sekcji "faktura".

Faktury

Faktura zawiera wyszczególnioną listę pozycji rozliczeń dla tej rezerwacji, pogrupowaną według typów, w tym cenę pokoju, podatki/opłaty i elementy ogólne. Elementy rozliczeniowe można dodać do rezerwacji po zameldowaniu. Jeśli rezerwacja obejmuje więcej niż jeden pokój, faktura za pokój główny będzie zawierać faktury za każdy z dodatkowych pokoi.

Płatności

Płatność można przetwarzać na dowolnym etapie rezerwacji. "płatność przetworzona" to zapis płatności pobranej od gościa przez Hotel. W większości przypadków Hotel pobiera depozyt po utworzeniu rezerwacji, a następnie przetwarza saldo w momencie wymeldowania. Aby zapoznać się z pełną dyskusją, przeczytaj sekcję "przepływ płatności" w naszym poście na blogu Bramki płatności: Part I.

Dodatkowe informacje/powiadomienia

Dodatkowe informacje można znaleźć w prawej kolumnie po panelu "Odprawa". Mogą pojawić się ostrzeżenia dotyczące brakujących Gości, późnego przyjazdu lub pobytu. Rezerwacje zawierające dane karty kredytowej będą zawierały informacje o płatnościach gościa.

Rezerwacje dokonane za pośrednictwem zewnętrznych kanałów sprzedaży, takich jak Booking.com i Airbnb, mogą zawierać informacje o drobnych błędach, takie jak cena rezerwacji jest wysyłana w innej walucie niż waluta podana w hotelu.

Ważnym typem powiadomienia dla rezerwacji kanałów jest "dopasowanie ceny". Gdy Goście rezerwują za pośrednictwem kanału zewnętrznego, robią to po cenie podanej przez kanał, który może różnić się od ceny wewnętrznej ustawionej dla danego hotelu. Na przykład Pokój wymieniony w systemie rezerwacji online dla $100 może pojawić się na Booking.com za $120. Zmiana rezerwacji może skutkować zmianą ceny. Może się to zdarzyć, jeśli trzeba przenieść rezerwację do innego pokoju, dodać lub usunąć dni od rezerwacji, a nawet usunąć Gości z rezerwacji (CF, "Goście").

W przypadku korekty cena za rezerwację obliczana jest z zastosowaniem cen lokalnych. Może to spowodować, że cena rezerwacji różni się od tego, co gość zapłacił/zgodził się zapłacić po dokonaniu rezerwacji. W naszym przykładzie, pokój zarezerwowany przez Booking.com będzie przeliczane przy użyciu stawki lokalnej $100 zamiast $120. W przypadku różnicy między oryginalną ceną rezerwacji a aktualną/skorygowaną ceną, panel "Cena Match" informuje właściciela. Jeśli to konieczne, można dopasować fakturę ręcznie, aby odpowiadała oryginalnej cenie.

Wymeldowanie

Rezerwację można sprawdzić w dniu wskazanym w sekcji "Podsumowanie rezerwacji". Na przykład, jeśli rezerwacja jest dokonywana na 2 noce od 5 czerwca do 7 czerwca, Hotel może zakończyć wymeldowanie w każdej chwili od 12am 7 czerwca. Jeśli gość musi wyewidencjonować wcześniej lub później, możesz ponownie zaplanować rezerwację, zmieniając jej rozmiar w kalendarzu rezerwacji. Wystarczy przeciągnąć prawy koniec do żądanej daty wymeldowania.

W trakcie wymeldowania, zostanie przetworzona waga za rezerwację. Na przykład, jeśli rezerwacja jest $500, z $200 przetwarzane jako depozyt w momencie dokonania rezerwacji, saldo $300 zostanie automatycznie przetworzone przy wymeldowaniu.

Anulowanie

Aby anulować rezerwację, przejdź do "Actions > Cancel". W panelu "szczegóły rezerwacji" zostaną uwzględnione informacje o anulowaniu dla wybranej stawki (np. "plany taryfowe"). Na przykład "śniadanie" może obejmować 30% opłaty za anulowanie rezerwacji, która została dokonana mniej niż tydzień wcześniej. Właściciel może wykorzystać te informacje do zadecydowania o "opłacie za anulowanie".

Płatność za anulowanie zostanie przetworzona po kliknięciu przycisku "Prześlij". Jeśli zdecydujesz się nie pobierać opłaty za anulowanie, tak jak w przypadku pełnego zwrotu, wpisz "0" za "opłatę za anulowanie" i wybierz "nie wymagana płatność" dla "typ".

IV. Twój system rezerwacji

Twój system rezerwacji jest stroną internetową, za pomocą której Goście mogą rezerwować pokoje i zarządzać rezerwacją. Rezerwacje wygenerowane za pośrednictwem Twojego mechanizmu rezerwacji są bezpłatne, więc 100% przychodów generowanych przez Twój system rezerwacji.

Zobacz swój system rezerwacji

Aby wyświetlić swój system rezerwacji, przejdź do "Channel Manager > Booking widget" w głównym menu nawigacji i kliknij link w "status" panelu po lewej stronie. Tutaj można wyszukiwać pokoje i dokonać rezerwacji. Należy rozpocząć od dokonania rezerwacji w hotelu. Wybierz dowolny pokój, wybierz stawkę, a następnie wprowadź szczegóły rezerwacji.

Po utworzeniu rezerwacji Goście mogą skorzystać z mechanizmu rezerwacji, aby wyświetlić i zaktualizować swoją rezerwację. Goście otrzymają e-mailem wiadomość potwierdzającą z linkiem do elektronicznej faktury dostępnej za pośrednictwem Twojego silnika rezerwacji. Podczas zameldowania będą oni mogli skorzystać z dodatkowych usług oferowanych przez Hotel (por. sekcja "usługi dla Gości" poniżej).

Rezerwacja kanałów

Aby wyświetlić dokonaną właśnie rezerwację, przejdź do > w głównym menu nawigacji. Kliknij nową rezerwację, aby wyświetlić szczegóły rezerwacji. W sekcji "Goście" zobaczysz panel zgłoszeniowy dla gościa, który znajduje się w Twojej rezerwacji. Ponieważ rezerwacja została wygenerowana przez kanał zewnętrzny, a nie przez personel recepcji, rezerwacja jest określana jako "rezerwacja kanałów".

W przypadku rezerwacji/rezerwacji kanału, PMS będzie próbował dopasować wszystkich Gości dołączonych do rezerwacji z istniejącym gościem. Otrzymasz listę potencjalnych odpowiedników. W przypadku meczu z istniejącym gościem w Twoich rekordach, wybierz opcję "Scal" z istniejącym gościem. W ten sposób można uniknąć generowania duplikatów rekordów gościa dla powtarzających się użytkowników. W przeciwnym razie kliknij przycisk "Potwierdź", aby dodać nowego gościa do swoich rekordów.

Ustawienia poczty e-mail

Możesz dodawać niestandardowe wiadomości e-mail w formacie HTML, aby wysyłać je do Gości, gdy rezerwują pokój za pośrednictwem Twojego silnika rezerwacji. Przejdź do "Ustawienia > e-mail" w głównym menu nawigacji, aby zobaczyć dostępne opcje wiadomości. Więcej informacji na temat ustawień poczty e-mail można znaleźć w poście na blogu. Wiadomości e-mail w formacie HTML.

Dostosuj

Możesz dodać zdjęcia i opisy HTML, aby Twoje pokoje były bardziej atrakcyjne. Typy pokoi w hotelu są główną atrakcją w Twoim silniku rezerwacji i należy podać jak najwięcej informacji. Można dodać do 25 zdjęć dla każdego rodzaju pokoju, wraz z listą udogodnień, widoków i innych informacji, a nawet można dodać te informacje w kilku językach, aby pomieścić międzynarodowych odwiedzających.

Aby uzyskać więcej informacji na temat dostosowywania Twojego mechanizmu rezerwacji, zobacz następujące wpisy:

• Wybór schematu kolorów
• Markdown HTML
• Wprowadzenie do ustawień stylu
• Wielojęzyczny mechanizm rezerwacji

Osadzać

Jeśli masz własną stronę internetową, możesz użyć swojego mechanizmu rezerwacji, aby zaakceptować rezerwacje bezpośrednio ze swojej strony internetowej. Aby wygenerować widżet do umieszczania na swojej stronie internetowej, przejdź do "Menedżera kanałów> Widget rezerwacji" w głównym menu nawigacyjnym. Więcej informacji na temat korzystania z mechanizmu rezerwacji w swojej witrynie można znaleźć w naszym poście Osadzający się silnik rezerwacji.

V. Usługi dla Gości

Twój system rezerwacji jest wyposażony w Portal usług Gości, który ułatwia interakcję z Gośćmi po sprawdzeniu ich w hotelu. Mogą oni skorzystać z Twojego mechanizmu rezerwacji, aby umieścić w zleceniu obsługi pokoju lub komunikować się z recepcją.

Room Service & wiadomości

Aby włączyć portal usług dla gości, przejdź do "Ustawienia> Obsługa pokoju", a następnie "Ustawienia> Czat", aby włączyć obie usługi. Twój system rezerwacji nadal będzie dostarczał elektroniczne paragony i pozwoli Twoim gościom anulować rezerwację, nawet jeśli nie są włączone żadne dodatkowe usługi, ale powinieneś włączyć co najmniej w okresie bezpłatnego okresu próbnego, aby zorientować się w pełnym zakresie mechanizmu rezerwacji.

Idź do "Room Service> Menu", aby wyświetlić przedmioty dostępne dla twoich gości. Możesz wprowadzić dowolną liczbę dodatkowych elementów. Podczas tworzenia konta masz zestaw standardowych elementów testowych dodanych dla ciebie.

Aby wyświetlić menu obsługi pokoju z perspektywy gościa, utwórz nową rezerwację swojego silnika rezerwacji z dzisiejszą datą zameldowania (jeden gość, jedna noc jest wystarczająco dobra). Pozostaw okno przeglądarki otwarte, gdy otrzymasz potwierdzenie rezerwacji. Otwórz drugie okno przeglądarki, zaloguj się do swojego menedżera Front Desk i dokonaj odprawy dla tej rezerwacji.

Po dokonaniu odprawy odśwież okno otwarte do potwierdzenia rezerwacji, aby zobaczyć dodatkowe usługi oferowane gościom po ich odprawie. Przeglądaj menu obsługi pokoju i składaj zamówienia. Po wprowadzeniu zamówienia odśwież rezerwację w drugim oknie przeglądarki, aby zobaczyć zamówienie w procesie w szczegółach rezerwacji.

Chociaż personel recepcji może przeglądać zamówienia na obsługę pokoju, hotele zazwyczaj mają personel kuchenny, który przygotowuje i realizuje zamówienia. Możesz tworzyć członków personelu, z uprawnieniami do logowania, którzy mają dostęp tylko do operacji kuchennych. Personel Twojej kuchni może wyświetlić listę aktywnych zamówień i oznaczyć je jako ukończone, gdy zostaną dostarczone. Przedmioty są dodawane do faktury za rezerwację tylko wtedy, gdy są oznaczone jako dostarczone przez personel Twojej kuchni. Więcej informacji na temat zarządzania personelem, w tym personelu kuchennego, można znaleźć w sekcji "Personel i konta użytkowników" poniżej.

Następnie przejdź do interfejsu wiadomości i wyślij wiadomość. W przeglądarce Front Desk przejdź do "Przychodzące> Skrzynka odbiorcza", aby wyświetlić i odpowiedzieć na wiadomość. Wiadomości ładują się automatycznie zarówno dla gości, jak i personelu, więc jeśli pozostawisz oba okna stabilne po utworzeniu lub odpowiadanie na wiadomość (nie odświeżaj), powinieneś zobaczyć, że aktualizacje przychodzą same.

Recenzje pracowników

Twój portal usług dla gości obejmuje również wewnętrzny system recenzji. Goście mogą zapoznać się zarówno z udogodnieniami, jak i personelem, jeśli masz możliwość zapoznania się z opiniami pracowników. Aby włączyć przeglądarkę, przejdź do "Raporty> Opinie" w głównym menu nawigacyjnym w swojej recepcji. Aby umożliwić pracownikom przegląd, przejdź do "Ustawienia> Personel hotelu" i wybierz poszczególnych pracowników do przeglądu w swoim profilu, wybierając "Włącz do przeglądu".

Aby napisać recenzję, musisz sprawdzić rezerwację. Goście mają możliwość pozostawienia recenzji po zakończeniu wymeldowania. Zachowaj okno przeglądarki dla poprzedniego przykładu otwarte / dostępne do jutra, kiedy będziesz mógł dokończyć wymeldowanie. Jeśli podałeś swój adres e-mail dla jednego z gości w rezerwacji, po check-out zostanie wysłany e-mail kierujący do strony przeglądu. Pamiętaj, że rezerwacji nie można dokonać do wyznaczonej daty, więc zarezerwuj test tego przykładu na jeden dzień.

Śmiało i wypełnij check-out, gdy możesz, a następnie odświeżyć stronę usług gości. Nastąpi przekierowanie do interfejsu oceny. Goście mogą dołączyć krótką, 5-gwiazdkową ocenę personelu i udogodnień, a także krótki komentarz do każdego z nich.

Twój personel to najważniejszy aspekt Twojego hotelu, dlatego menedżer hotelu powinien mieć pojęcie, jak traktowani są goście. Każdy członek personelu ma historyczne dane z przeglądu, wraz z innymi statystykami, takimi jak check-in / check-out dostępne w swoim profilu. Średnia liczba gwiazdek jest dostępna dla każdego członka personelu. Twoi pracownicy nie potrzebują uprawnień dostępu do systemu, aby móc je przeglądać.

Działa wszędzie

Twój portal usług jest przygotowany na urządzenia mobilne, więc goście mogą uzyskać dostęp do dodatkowych usług z dowolnego telefonu lub tabletu, który mają pod ręką. Nie ma nic do pobrania, nic do zainstalowania, co oznacza, że możesz dotrzeć do ludzi za pomocą dowolnego urządzenia, jakie mają do dyspozycji. Aby uzyskać pomysł, stwórz rezerwację ze swojego smartfona i powtórz powyższy przykład, ale z telefonem i oknem przeglądarki, zamiast z dwoma oknami przeglądarki.

VI. Personel i konta użytkowników

Możesz dodać do swojego konta tak wielu pracowników, jak potrzebujesz. Członkowie personelu mogą, ale nie muszą mieć uprawnień dostępu do systemu. Na przykład możesz zarejestrować członków personelu wyłącznie w celu przeglądu. W przypadku pracowników mających dostęp do systemu istnieje pięć różnych typów kont, które można przypisać: recepcja, kuchnia, konserwacja i zarządca nieruchomości. Pełny opis tego, jak tworzyć i zarządzać członkami personelu, można znaleźć w tym poście: Zarządzanie użytkownikami.

Konserwacja

Jednym z rodzajów kont dostępnych dla pracowników jest "Konserwacja". Personel konserwacyjny jest odpowiedzialny za przygotowanie pokoi po wymeldowaniu się gości. Użytkownicy, którym przypisano tylko uprawnienia "Konserwacja", mają dostęp tylko do listy pokoi, które mają być przygotowane na dziś.

Użytkownicy zalogowani na potrzeby konserwacji mogą przejść do menu "Obsługa> Przygotuj pokoje" w głównym menu nawigacyjnym, aby wyświetlić listę pokoi, które mają zostać przygotowane. Kliknij "Oznacz jako gotowe", aby udostępnić pokój następnemu odwiedzającemu. Pokoje, które nie zostały przygotowane po wymeldowaniu, pojawią się na tej liście, a następna rezerwacja będzie zawierała powiadomienie o alarmie do czasu przygotowania pokoju.

VII. Generuj raporty

Możesz generować raporty dotyczące rezerwacji i płatności za dany okres. W przypadku płatności przejdź do "Raporty> Płatności" w głównym menu nawigacyjnym. Wprowadź daty w selektorze dat w górnym prawym rogu, a następnie kliknij przycisk wyszukiwania, aby wyświetlić płatności zarejestrowane dla wybranego okresu (włącznie z punktami końcowymi).

Aby wyświetlić rezerwacje, przejdź do "Raporty> Rezerwacje". Wprowadź daty w selektorze dat i kliknij przycisk wyszukiwania, aby wyświetlić rezerwacje pokrywające się z podanym zakresem dat. Kliknij przyciski "Eksportuj" w raportach Rezerwacje lub Płatności, aby wygenerować plik CSV, który możesz zaimportować do ulubionego arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Excel lub Dokumenty Google.

VIII. Zarządzanie kanałami

Menedżer kanału koordynuje cenę i dostępność między wszystkimi Twoimi kanałami sprzedaży, w tym z Twoim systemem rezerwacji. Gdy tylko otrzymasz nową rezerwację z dowolnego źródła lub ręcznie utworzysz nową rezerwację w swoim biurze obsługi klienta, menedżer kanału prześle aktualizację zasobów reklamowych do wszystkich Twoich kanałów sprzedaży, aby uniknąć nadmiernej rezerwacji lub udostępnia pokój wszystkim kanałom w przypadku anulowanie.

IX. Podsumowanie

Ten podręcznik użytkownika stale się rozwija dzięki nowym funkcjom zawartym w naszym pakiecie oprogramowania. Upewnij się, że zapisz się do naszego bloga aby być na bieżąco z nowymi funkcjami i wskazówkami dla zaawansowanych użytkowników. Omówiliśmy jak najwięcej, ale jest wiele tematów, które zostawiamy na blogu i FAQ.

Musimy jeszcze wspomnieć o najważniejszej funkcji dla całej aplikacji: przycisk czatu w prawym dolnym rogu ekranu. Jeśli masz jakieś pytania, po prostu zaloguj się na swoje konto i kliknij przycisk w prawym dolnym rogu ekranu, aby zapytać nas o wszystko, co Cię martwi. Zawsze chętnie pomożemy.