Guida utente
Tutto quello che devi sapere per configurare il tuo hotel e gestire le prenotazioni è coperto qui e nei nostri altri post del blog. Sebbene il nostro sistema sia molto facile da usare per i principianti, dovresti iniziare leggendo questo documento, quindi sfoglia gli altri post del nostro blog per sfruttare appieno tutte le funzionalità disponibili.
Prima di ogni altra cosa, dovremmo essere chiari su come muoversi nell'applicazione. Dopo aver effettuato l'accesso, fai clic sul pulsante "bellebnb.com" in alto a sinistra dello schermo per aprire il menu di navigazione principale. È possibile accedere a qualsiasi parte dell'applicazione da questo menu.
I. Termini e definizioni
Prima di iniziare, introdurremo le varie parti della suite di applicazioni e la lingua utilizzata in questa guida. Bellebnb è diviso in tre applicazioni separate che interagiscono con l'hotel, i tuoi ospiti e altri sistemi, come i canali di vendita online come TripAdvisor.
La parte principale dell'applicazione è il "Front Desk Manager" o semplicemente "Front Desk". Questo è in genere definito come il Property Management System o PMS. L'hotel utilizza i PMS per creare e gestire le prenotazioni.
La parte successiva è il 'Booking Engine'. Il tuo motore di prenotazione è un sito web che i tuoi ospiti possono utilizzare per prenotare una camera nel tuo hotel. Puoi incorporare il motore di prenotazione per prenotare dal tuo sito web o Facebook.
Infine, c'è il "Channel Manager". Il gestore del canale viene utilizzato per raccogliere prenotazioni per il tuo hotel generate dai canali di vendita, come Airbnb e Booking.com, e inviare informazioni sui prezzi e sulla disponibilità a tutti i canali di vendita disponibili ogni volta che crei, riprogrammi o cancelli una prenotazione o prezzo per una stanza.
II. Imposta stanze e tariffe
Quando crei il tuo account, il sistema crea un hotel di prova con camere, tariffe, prenotazioni e uno staff. Questo per rendere più semplice per gli utenti nel periodo di prova fare clic e provare tutto prima di scavare più a fondo. Puoi visualizzare le prenotazioni, fare check-in / check-out, gestire gli ospiti, ecc., Senza dover inserire alcun dato reale.
Dopo aver esaminato i dati del test, devi configurare il tuo vero hotel, iniziando dalle stanze. Fai clic sul menu di navigazione in alto a sinistra dello schermo, quindi vai su "Il mio hotel> Camere". Fai clic su "Nuovo tipo di camera".
Tutto quello che devi inserire è un nome per questa stanza. Puoi aggiungere tutte le informazioni aggiuntive che desideri, tra cui prezzo, occupazione massima, configurazione del letto, ecc. Fai clic su "Salva".
Tipi di camera contro camere
Quello che hai appena creato è chiamato 'Room Type'. Un 'Room Type' è una descrizione delle caratteristiche di una stanza, inclusi l'occupazione e il prezzo; una 'Stanza' è una stanza reale in cui un ospite soggiorna.
Le camere sono raggruppate per tipo per risparmiare l'impegno di creare praticamente la stessa stanza numerose volte. Ad esempio, un hotel può avere 20 camere che hanno un letto e ospitare un singolo ospite, due delle quali consentono di fumare. In questo caso, l'hotel può creare due tipi di camera: 'Single' e 'Single - Smoking'.
Dopo aver creato il tipo di camera, fai clic sulla scheda "Spazio pubblicitario" per visualizzare le camere effettive disponibili per quel tipo. Queste sono le righe nel tuo calendario. Una stanza viene creata automaticamente quando si crea un tipo di camera.
Per aggiungere più unità di un tipo, fai clic su "Aggiungi una stanza" e inserisci un nome. Nell'esempio precedente, puoi aggiungere camere '1A', '1B', '2D', ecc. Per il tipo 'Single' per rappresentare le singole stanze disponibili nel tuo hotel. (Assegna i nomi delle stanze come appaiono sulla porta del tuo hotel.)
Quando gli utenti visualizzano il tuo hotel nel tuo motore di prenotazione o in altri canali di vendita, i tipi di camera rappresentano le sistemazioni offerte e le camere sono la disponibilità per ciascun tipo. Ad esempio, se si dispone di stanze di tipo "Single" e "Double" disponibili per una determinata data e numero di ospiti, il canale di vendita visualizzerà due risultati, insieme al numero di camere disponibili per ciascuno.
Aggiungi foto
Ora che capisci come funzionano le strutture ricettive nel tuo hotel, dovresti aggiungere ulteriori informazioni per rendere le tue stanze più attraenti per i visitatori. Tutte queste informazioni possono essere aggiunte al tipo di camera.
Seleziona qualsiasi tipo di camera e fai clic su "Azioni> Modifica" per aggiungere descrizioni e servizi. La cosa più importante è aggiungere foto interessanti. Seleziona qualsiasi tipo di stanza e scorri verso il basso fino alla sezione "Foto", quindi trascina le foto o fai clic sul pulsante "Scegli file".
Vedrai il risultato dell'impostazione delle foto nelle seguenti sezioni quando discuteremo di creare prenotazioni tramite il tuo calendario e il tuo motore di prenotazione.
Prezzi delle camere
Puoi valutare le camere in base al giorno della settimana. Ad esempio, potresti avere una stanza che costa $ 100 nei giorni feriali e $ 120 nei fine settimana.
Per impostare i prezzi per giorno della settimana, modifica il tipo di camera e scorri verso il basso fino alla sezione "Prezzi al giorno". Qui puoi aggiungere prezzi per giorno della settimana. In questo esempio, inserisci 120 per sabato e domenica e lascia vuoti gli altri campi. Tutti i giorni senza prezzi speciali torneranno alla "Tariffa base" inserita sopra.
Puoi anche impostare un prezzo per una stanza per una determinata data. Ad esempio, potresti voler aumentare i prezzi del 40% nell'ultima settimana di dicembre.
Per fare ciò, seleziona un tipo di camera e fai clic sulla scheda "Prezzi". Seleziona il mese, quindi imposta i prezzi per le date specifiche nel calendario, quindi fai clic su "Aggiorna prezzi". Tutti i giorni senza prezzi speciali (vuoti) verranno convertiti nella tariffa della camera ordinaria sopra menzionata.
Piani tariffari
Potresti voler offrire ulteriori oggetti o benefici quando i tuoi ospiti prenotano una stanza. Ad esempio, potresti voler offrire la colazione con uno sconto agli ospiti che acquistano quando prenotano. I "piani tariffari" combinano comfort e termini di cancellazione con un adeguamento della tariffa quando i tuoi ospiti prenotano una stanza.
I piani tariffari incoraggiano gli ospiti ad acquistare componenti aggiuntivi nel momento in cui prenotano, il che significa che l'hotel sfrutta un'importante opportunità di vendita. Supponi di voler offrire una tariffa "Colazione" che consenta agli ospiti di acquistare un piano colazione per $ 5 a persona a notte.
Vai a "My Hotel> Rates" e fai clic su "New Rate Plan". Chiama questo piano "Colazione". Aggiungi una breve descrizione e lascia selezionata la "Tariffa locale". Puoi saltare la sezione "Servizi e pasti" per ora e tornare più tardi. Salta anche la sezione "Sconti" per ora. Queste sezioni sono autoesplicative una volta capito come definire un tasso.
Vogliamo inserire le informazioni corrette in "Regolazione tariffa" in modo che il prezzo di prenotazione per questa tariffa includa ulteriori $ 5 per ospite a notte. Immettere 5,00 per "Importo" (nessun simbolo di valuta) e controllare "Per ospite" e "Per notte".
Nella sezione "Politica di cancellazione e rimborso", inserisci il numero di giorni che l'ospite ha a disposizione per annullare la prenotazione prima dell'ETA programmata, insieme a una penale / tassa per le cancellazioni tardive. Inserisci una semplice descrizione della politica di rimborso da mostrare ai tuoi ospiti.
Gli ospiti che prenotano tramite questa tariffa saranno addebitati sia per la tariffa della camera, sia per la colazione. Dovresti anche creare un piano tariffario di base aggiuntivo che non prevede aggiustamenti di tasso, chiamalo "Migliore tariffa disponibile" o "Tariffa standard" per vedere la differenza con la tariffa "Prima colazione" quando crei prenotazioni nei seguenti passaggi.
Tasse e commissioni
Potresti voler includere le tasse automaticamente quando le prenotazioni vengono effettuate o riprogrammate. Supponiamo che il tuo hotel includa sia una "tassa federale" al 20% (IVA) sia una "tassa di soggiorno" a $ 7 per ospite (tariffa) per ogni prenotazione.
Vai a "My Hotel> Taxes" nel menu di navigazione principale, quindi fai clic su "New Tax". Per la "tassa federale" in questo esempio, immettere 20 per "Importo" e selezionare "Percentuale". Per "Tassa di soggiorno" inserire 7 per "Importo" e selezionare "Per ospite". Ora hai due tasse che verranno aggiunte ad ogni prenotazione, come nell'esempio.
III. Crea e gestisci prenotazioni
Ora che hai impostato le tue stanze, puoi creare e gestire le prenotazioni. Ci sono due modi per creare prenotazioni nella tua reception, ognuna con i suoi vantaggi, e puoi anche prenotare le camere tramite il tuo Booking Engine.
Crea una prenotazione
I. Usando il tuo calendario
Puoi creare una prenotazione direttamente nel tuo calendario (vai a 'Front Desk> Calendario'). Fai clic sul selettore della data nel menu in alto a destra e seleziona la data di check-in per la prenotazione. Usa le frecce sinistra / destra per spostarti tra i mesi.
Quindi scorri verso il basso fino alla stanza che desideri prenotare (ogni riga rappresenta una stanza nel tuo hotel). Fare clic e trascinare dalla data di check-in, evidenziando i giorni inclusi nella prenotazione. Ad esempio, se si desidera prenotare dal 15 al 22 dicembre (vale a dire il check-out il 22), evidenziare le date dal 15 dicembre, fino al 21 dicembre incluso (escluso il 22).
Quando sollevi il dito dal mouse, ti verrà offerto un selettore ospite. Inserire il numero di adulti e bambini, quindi fare clic su "Continua". La schermata successiva offre le tariffe disponibili per questa camera e il numero di ospiti. Seleziona una tariffa e fai clic su "Prenota".
II. Usando Ricerca stanza
Per completare la prenotazione, basta inserire un nome per la prenotazione. Puoi anche aggiungere una carta di credito per garantire la prenotazione, una email di contatto o delle note. Fai clic sui pulsanti "+" per scoprire queste opzioni aggiuntive. Quando sei pronto, fai clic su "Crea prenotazione".
È inoltre possibile creare una prenotazione andando su 'Front Desk> Reserve'. Questo è un metodo meno appariscente, ma più convenzionale per cercare stanze disponibili. Basta inserire le date e il numero di ospiti, quindi fare clic su 'Cerca' per visualizzare tutte le stanze disponibili. Seleziona qualsiasi camera / tariffa per prenotare.
Il vantaggio è che puoi vedere tutte le stanze e i loro prezzi per i parametri scelti. Se un ospite chiama, può avere in mente una certa fascia di prezzo, e questo approccio renderà più facile trovare una stanza adatta al prezzo desiderato.
Gestisci prenotazioni
Per visualizzare una prenotazione, vai al tuo calendario e cerca per data, quindi fai clic sul nome della prenotazione. Puoi passare il mouse sopra una prenotazione per vedere i dettagli di base prima di fare clic.
Il flusso di lavoro di base per una prenotazione è il seguente: elaborare un pagamento di deposito (facoltativo); registrare gli ospiti; registrare; aggiungere articoli alla fattura (facoltativo); check-out ed elaborazione del pagamento finale. Non tutte le prenotazioni includeranno tutte queste azioni, ma questo è ciò che una prenotazione tipica comporta.
Riepilogo prenotazione
La prima sezione nei dettagli della prenotazione è il 'Riepilogo prenotazione'. Il riepilogo della prenotazione include informazioni su dove e quando è stata creata la prenotazione, le date di check-in / out e i dettagli della tariffa. Una volta che la prenotazione è stata archiviata, il secondo pannello elencherà la data e l'ora esatte in cui è stato completato il check-in e quale membro del personale ha effettuato il check-in. Lo stesso vale per il pannello di check-out. Il pannello dei dettagli della tariffa informa l'hotel di ciò a cui l'ospite ha diritto in base alla tariffa selezionata. Ad esempio, se la tariffa include la colazione, il trattamento termale, ecc.
Ospiti
La parte più importante dei dettagli della prenotazione è l'informazione degli ospiti. Prima di poter completare il check-in, è necessario aggiungere tutti gli ospiti inclusi nella prenotazione. Ad esempio, se una stanza è riservata a tre ospiti, tutti e tre gli ospiti devono essere registrati e aggiunti alla prenotazione prima del check-in. Il pannello 'Check-in' per la prenotazione indicherà anche quanti ospiti devono essere aggiunti prima di poter completare il check-in.
Nella sezione "Ospiti" della prenotazione vedrai gli ospiti registrati per la camera, insieme al numero di ospiti che devono ancora essere aggiunti. Nella casella di ricerca denominata "Aggiungi un ospite" digita il nome di un ospite e fai clic su "Cerca". Se il cliente è già presente nei tuoi record, puoi fare clic su "Seleziona" per aggiungere alla prenotazione o fare clic su "Registra ospite" per aggiungere un nuovo ospite nei tuoi archivi.
Puoi aggiungere tutte le informazioni che desideri per ciascun ospite, ma devi includere un nome e un indirizzo. Inoltre, è possibile anche eseguire la scansione e il caricamento e il documento di identità (passaporto, patente di guida, ecc.) Per ciascun profilo. Basta fare clic su "Aggiungi documento ID" per aggiungere una foto o un file PDF scansionato. Ti consigliamo di utilizzare l'app Dropbox iOS / Android per scansionare i documenti utilizzando la fotocamera del telefono. È gratuito e facile da usare, e il tuo PMS è pronto per essere completamente mobile, così puoi accedere tramite il tuo telefono per caricare i documenti di identificazione degli ospiti.
Dopo aver aggiunto tutti gli invitati alla prenotazione, puoi fare clic su "Check-in". Non è possibile aggiungere altri ospiti dopo il check-in, quindi assicurati di aggiungere tutti prima di completare il check-in. Se c'è stata una modifica nella prenotazione e ci sono meno ospiti del previsto, fai clic su "Annulla" nel pannello "Aggiungi un ospite".
Tieni presente che il pulsante "Annulla" è intitolato "Nessun ospite aggiuntivo". Se fai clic su questo pulsante, tutti gli ospiti aggiuntivi verranno rimossi dalla prenotazione. Ciò può influire sul prezzo della prenotazione, se la tariffa associata è calcolata per ospite (c.f., 'Piani tariffari'). Ad esempio, se la tariffa include una colazione di $ 5 per ospite a notte, e solo 2 dei 3 ospiti previsti arrivano, la tariffa verrà adeguata per rimuovere $ 5 a notte aggiuntivi per l'ospite mancante. Vedrai l'aggiornamento nella sezione "Fattura".
Fattura
La fattura include l'elenco dettagliato degli articoli di fatturazione per questa prenotazione, raggruppati per tipo, inclusi il prezzo della camera, le tasse / tasse e gli articoli generali. Gli elementi di fatturazione possono essere aggiunti a una prenotazione dopo il check-in. Se questa prenotazione include più di una camera, la fattura della stanza principale includerà le fatture per ciascuna delle camere aggiuntive.
Pagamenti
È possibile elaborare un pagamento in qualsiasi fase di una prenotazione. Un 'pagamento elaborato' è un record di un pagamento prelevato dall'ospite dall'hotel. Nella maggior parte dei casi, un hotel addebiterà un deposito quando viene creata una prenotazione, quindi elaborerà il saldo al momento del check-out. Per una discussione completa, leggi la sezione "Flussi di lavoro" nel nostro post sul blog Gateway di pagamento: parte I.
Ulteriori informazioni / notifiche
Potresti visualizzare ulteriori informazioni nella colonna a destra, seguendo il pannello "Check-in". Potrebbero esserci avvertimenti per ospiti mancanti, arrivo in ritardo o soggiorno fuori orario. Le prenotazioni che includono i dati della carta di credito mostreranno le informazioni di pagamento dell'ospite.
Le prenotazioni effettuate attraverso canali di vendita esterni, come Booking.com e Airbnb, possono includere informazioni su piccoli errori, come il prezzo di prenotazione inviato in una valuta diversa da quella indicata per l'hotel.
Un tipo di notifica importante per le prenotazioni di canale è "Prezzo". Quando i clienti prenotano attraverso un canale esterno, lo fanno al prezzo indicato dal canale, che può differire dal prezzo interno impostato per il tuo hotel. Ad esempio, una stanza elencata nel tuo motore di prenotazione per $ 100 può apparire su Booking.com per $ 120. La modifica di una prenotazione può comportare una variazione di prezzo. Questo può accadere se è necessario spostare la prenotazione in un'altra stanza, aggiungere o rimuovere giorni da una prenotazione, o persino rimuovere gli ospiti da una prenotazione (ad esempio, "Ospiti").
Nel caso di un adeguamento, il prezzo per una prenotazione è calcolato utilizzando i prezzi locali. Ciò potrebbe comportare che il prezzo della prenotazione sia diverso da quello che l'ospite ha pagato / accettato di pagare quando ha effettuato la prenotazione. Nel nostro esempio, la camera prenotata tramite Booking.com verrà ricalcolata utilizzando la tariffa locale di $ 100 anziché di $ 120. Il pannello 'Price Match' informa l'albergatore se c'è differenza tra il prezzo di prenotazione originale e il prezzo attuale / corretto. L'albergatore può adeguare la fattura a mano in modo che corrisponda al prezzo originale, se necessario.
Check-out
La prenotazione può essere verificata alla data indicata nella sezione "Riepilogo prenotazione". Ad esempio, se viene effettuata una prenotazione per 2 notti dal 5 giugno al 7 giugno, l'hotel può completare il check-out in qualsiasi momento a partire dalle 07:00 del 7 giugno. Se l'ospite deve effettuare il check-out prima o dopo, è possibile riprogrammare la prenotazione ridimensionandola nel calendario della prenotazione. Basta trascinare l'estremità destra nella data di checkout desiderata.
Durante il check-out, il saldo per la prenotazione sarà elaborato. Ad esempio, se la prenotazione è di $ 500, con $ 200 elaborati come deposito al momento della prenotazione, il saldo di $ 300 verrà automaticamente elaborato al momento del check-out.
Cancellazioni
Per cancellare una prenotazione, vai su 'Azioni> Annulla.' Il pannello 'Dettagli prenotazione' includerà le informazioni di cancellazione per la tariffa selezionata (c.f., 'Piani tariffari'). Ad esempio, la tariffa "Colazione" può includere una penale del 30% per cancellazioni ricevute meno di una settimana prima. L'albergatore può utilizzare queste informazioni per decidere sulla "Commissione di annullamento" da addebitare.
Il pagamento per la cancellazione verrà elaborato quando fai clic su "Invia". Se decidi di non addebitare una penale, come nel caso di un rimborso completo, inserisci "0" per "Tariffa di annullamento" e seleziona "Nessun pagamento richiesto". per "Tipo".
IV. Il tuo motore di prenotazione
Il tuo motore di prenotazione è un sito Web che gli ospiti possono utilizzare per prenotare le camere e gestire la prenotazione. Le prenotazioni generate tramite il tuo motore di prenotazione sono esenti da commissioni: tieni il 100% delle entrate generate tramite il tuo motore di prenotazione.
Visualizza il tuo motore di prenotazione
Per visualizzare il tuo motore di prenotazione, vai a "Gestione canali> Widget di prenotazione" nel menu di navigazione principale e fai clic sul link nel pannello "Stato" a sinistra. Qui puoi cercare stanze ed effettuare prenotazioni. Dovresti iniziare effettuando una prenotazione di prova per il tuo hotel. Seleziona una stanza, seleziona una tariffa, quindi inserisci i dettagli della tua prenotazione.
Una volta che la prenotazione è stata creata, i tuoi ospiti possono utilizzare il motore di prenotazione per visualizzare e aggiornare la loro prenotazione. Gli ospiti riceveranno per e-mail un messaggio di conferma con un link alla loro fattura elettronica disponibile tramite il tuo motore di prenotazione. Al momento del check-in, verrà offerta la gamma di servizi extra offerti dal tuo hotel (c.f., sezione "Servizi per gli ospiti" di seguito).
Prenotazioni del canale
Per visualizzare la prenotazione appena effettuata, vai a "Reception"> Posta in arrivo nel menu di navigazione principale. Fare clic sulla nuova prenotazione per visualizzare i dettagli della prenotazione. Sotto la sezione "Ospiti" vedrai un pannello di notifica per l'ospite incluso nella tua prenotazione. Poiché questa prenotazione è stata generata da un canale esterno e non dal tuo staff attraverso il Front Desk, questa prenotazione è identificata come 'Channel Reservation'.
In caso di prenotazione / prenotazione di un canale, il PMS cercherà di abbinare tutti gli ospiti inclusi nella prenotazione ad un ospite esistente. Ti verrà offerto un elenco di potenziali corrispondenze. Nel caso di una corrispondenza con un ospite esistente nei tuoi record, seleziona "Unisci" con il guest esistente. In questo modo è possibile evitare di generare record di ospiti duplicati per i visitatori abituali. Altrimenti, fai clic su "Conferma" per aggiungere il nuovo ospite ai tuoi record.
Impostazioni dell 'email
Puoi aggiungere email HTML personalizzate da inviare agli ospiti quando prenotano una stanza tramite il tuo Booking Engine. Vai a 'Impostazioni> Impostazioni e-mail' nel menu di navigazione principale per vedere le opzioni di messaggio disponibili. Puoi trovare ulteriori informazioni su Impostazioni email nel nostro post del blog HTML Emails.
Personalizzare
Puoi aggiungere foto e descrizioni HTML per rendere le tue stanze più attraenti. I tipi di camera del tuo hotel sono l'attrazione principale del tuo motore di prenotazione e dovresti includere quante più informazioni possibili. Puoi aggiungere fino a 25 foto per ogni tipo di camera, insieme a un elenco di servizi, visualizzazioni e altre informazioni, e puoi anche aggiungere queste informazioni in diverse lingue per accogliere i visitatori internazionali.
Per ulteriori informazioni su come personalizzare il tuo motore di prenotazione, consulta i seguenti post:
Incorporare
Se hai il tuo sito web, puoi utilizzare il tuo motore di prenotazione per accettare prenotazioni direttamente dal tuo sito web. Per generare un widget di incorporamento per il tuo sito web, vai a "Gestione canali> Widget di prenotazione" nel menu di navigazione principale. Puoi trovare maggiori informazioni su come utilizzare il tuo motore di prenotazione sul tuo sito web nel nostro post Motore di prenotazione integrabile.
V. Servizi per gli ospiti
Il tuo motore di prenotazione è dotato di un portale di servizi per gli ospiti per facilitare l'interazione con i tuoi ospiti una volta che sono registrati al tuo hotel. Possono usare il tuo motore di prenotazione per ordinare un servizio in camera o comunicare con la reception.
Servizio in camera e messaggistica
Per abilitare il portale dei servizi per gli ospiti, vai su "Impostazioni> Servizio in camera" e poi su "Impostazioni> Instant Messaging" per abilitare entrambi i servizi. Il tuo motore di prenotazione fornirà comunque ricevute elettroniche e consentirà ai tuoi ospiti di cancellare la loro prenotazione anche se non sono abilitati servizi aggiuntivi, ma dovresti abilitare almeno durante il periodo di prova gratuito per avere un'idea dell'entità del tuo motore di prenotazione.
Vai a 'Servizio in camera> Menu' per visualizzare gli elementi disponibili per i tuoi ospiti. Puoi inserire tutti gli elementi aggiuntivi che desideri. Hai un set standard di elementi di test aggiunti per te quando crei il tuo account.
Per visualizzare il menu del servizio in camera dal punto di vista del visitatore, crea una nuova prenotazione con il tuo motore di prenotazione con una data di check-in di oggi (un ospite, una notte è abbastanza buono). Tieni aperta la finestra del browser quando ricevi la conferma della prenotazione. Apri una seconda finestra del browser, accedi al tuo gestore di Front Desk e completa il check-in per questa prenotazione.
Dopo aver completato il check-in, aggiornare la finestra aperta sulla conferma di prenotazione per vedere i servizi aggiuntivi offerti ai propri ospiti dopo il check-in. Sfoglia il menu del servizio in camera e invia un ordine. Dopo aver inserito l'ordine, aggiorna la prenotazione nella seconda finestra del browser per vedere l'ordine in lavorazione nei dettagli della prenotazione.
Sebbene il personale della reception possa visualizzare gli ordini di servizio in camera, gli hotel in genere dispongono di personale di cucina per preparare e consegnare gli ordini. È possibile creare membri dello staff, con privilegi di accesso, che hanno accesso solo alle operazioni di cucina. Il personale di cucina può visualizzare un elenco di ordini attivi e contrassegnarli come completati al momento della consegna. Gli articoli vengono aggiunti alla fattura di una prenotazione solo quando sono contrassegnati come consegnati dal personale della cucina. Per ulteriori informazioni sulla gestione del personale, compreso il personale di cucina, fare riferimento alla sezione "Account personale e utenti" di seguito.
Quindi, vai all'interfaccia di messaggistica e invia un messaggio. Nel browser del front desk, vai su 'Front Desk> Inbox' per visualizzare e rispondere al messaggio. I messaggi vengono caricati automaticamente sia per gli ospiti che per il personale, quindi se lasci entrambe le finestre ferme dopo aver creato o risposto a un messaggio (non aggiornare), dovresti vedere gli aggiornamenti arrivare da soli.
Recensioni del personale
Il portale dei servizi per gli ospiti include anche un sistema di revisione interno. Gli ospiti possono rivedere sia le strutture che il personale, se hai abilitato le recensioni del personale. Per abilitare il tuo motore di revisione, vai su "Rapporti> Recensioni" nel menu di navigazione principale della tua reception. Per consentire la revisione dei membri dello staff, vai su "Impostazioni> Staff dell'hotel" e seleziona i singoli membri dello staff per la revisione nel loro profilo selezionando "Abilita per revisione".
Per scrivere una recensione, è necessario verificare una prenotazione. Gli ospiti hanno la possibilità di lasciare una recensione dopo aver completato il check-out. Mantieni la finestra del browser per l'esempio precedente aperta / disponibile fino a domani, dopo aver completato il check-out. Se hai inserito il tuo indirizzo e-mail per uno degli ospiti nella prenotazione, ti verrà inviata una e-mail che ti indirizzerà alla pagina di revisione dopo il check-out. Ricorda che le prenotazioni non possono essere verificate fino alla data indicata, quindi tieni la prenotazione di prova per questo esempio per un giorno di lunghezza.
Vai avanti e completa il check-out quando puoi, quindi aggiorna la pagina dei servizi per gli ospiti. Verrai indirizzato all'interfaccia di revisione. Gli ospiti possono includere una breve valutazione di 5 stelle per il personale e le strutture, insieme a un breve commento per ciascuno.
Il tuo personale è l'aspetto più importante del tuo hotel, quindi il gestore dell'hotel dovrebbe avere un'idea di come vengono trattati gli ospiti. Ogni membro dello staff ha dati storici di revisione, insieme ad altre statistiche, come check-in / check-out disponibili nel loro profilo. Le valutazioni stellari medie sono disponibili per ogni membro del tuo staff. I membri dello staff non necessitano di privilegi di accesso al sistema per essere abilitati per la revisione.
Funziona ovunque
Il portale dei servizi è predisposto per dispositivi mobili, pertanto gli ospiti possono accedere ai servizi aggiuntivi da qualsiasi telefono o tablet a portata di mano. Non c'è nulla da scaricare, niente da installare, il che significa che puoi raggiungere le persone attraverso qualsiasi dispositivo a loro disposizione. Per avere un'idea, crea una prenotazione dal tuo smartphone e ripeti l'esempio precedente, ma con il telefono e una finestra del browser, anziché due finestre del browser.
VI. Account del personale e degli utenti
Puoi aggiungere tanti membri dello staff al tuo account di cui hai bisogno. I membri dello staff possono o non possono avere privilegi di accesso al sistema. Ad esempio, è possibile registrare membri dello staff esclusivamente a scopo di revisione. Per i membri dello staff che hanno accesso al sistema, ci sono cinque diversi tipi di account che possono essere assegnati: Front Desk, Kitchen, Maintenance e Property Manager. Per una descrizione completa su come creare e gestire membri dello staff, vedi questo post: Gestione utenti.
Manutenzione
Uno dei tipi di account disponibili per il personale è "Manutenzione". Il personale di manutenzione è responsabile della preparazione delle camere dopo il check-out degli ospiti. Gli utenti a cui sono assegnati solo i privilegi di "Manutenzione" hanno accesso solo all'elenco delle stanze da preparare per oggi.
Gli utenti di manutenzione che hanno effettuato l'accesso possono andare in "Manutenzione> Prepara stanze" nel menu di navigazione principale per visualizzare l'elenco delle sale da preparare. Fai clic su "Segna come pronto" per rendere la stanza disponibile per il prossimo visitatore. Le camere che non sono state preparate dopo il check-out appariranno in questo elenco, e la prossima prenotazione in fase di check-in includerà una notifica di avviso fino a quando la stanza sarà pronta.
VII. Genera rapporti
È possibile generare report per prenotazioni e pagamenti per un determinato periodo. Per i pagamenti, vai su "Rapporti> Pagamenti" nel menu di navigazione principale. Immettere le date nel selettore delle date in alto a destra, quindi fare clic sul pulsante di ricerca per visualizzare i pagamenti registrati per il periodo selezionato (endpoint inclusi).
Per visualizzare le prenotazioni, vai su "Rapporti> Prenotazioni". Inserisci le date nel selettore delle date e fai clic sul pulsante di ricerca per visualizzare le prenotazioni che si sovrappongono all'intervallo di date specificato. Fai clic sui pulsanti "Esporta" nei rapporti Prenotazioni o Pagamenti per generare un file CSV che puoi importare nel tuo foglio di lavoro preferito, come Excel o Google Documenti.
VIII. Gestione dei canali
Il gestore del canale coordina il prezzo e la disponibilità tra tutti i canali di vendita, compreso il motore di prenotazione. Ogni volta che ricevi una nuova prenotazione da qualsiasi fonte o crei una nuova prenotazione a mano nel tuo Front Desk, il gestore del canale invia l'aggiornamento dell'inventario a tutti i tuoi canali di vendita per evitare la sovraprenotazione, o rende la stanza disponibile per tutti i canali nel caso di un cancellazione.
IX. Sommario
Questa guida per l'utente è in continua evoluzione con le nuove funzionalità incluse nella nostra suite di software. Essere sicuri di iscriviti al nostro blog per rimanere aggiornato sulle nuove funzionalità e suggerimenti per utenti esperti. Abbiamo coperto il più possibile, ma ci sono molti argomenti che lasciamo per il blog e le FAQ.
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