Guía del usuario

Todo lo que necesita saber para configurar su hotel y gestionar las reservas se trata aquí y en otras publicaciones de nuestro blog. Aunque nuestro sistema es muy fácil de usar para principiantes, debe comenzar por leer este documento, luego explore nuestras otras publicaciones de blog para aprovechar al máximo todas las funciones disponibles.

Antes que nada, deberíamos tener claro cómo moverse en la aplicación. Después de iniciar sesión, haga clic en el botón etiquetado 'bellebnb.com' en la parte superior izquierda de su pantalla para abrir el menú de navegación principal. Puede acceder a cualquier parte de la aplicación desde este menú.

I. Términos y Definiciones

Antes de comenzar, presentaremos las diversas partes del paquete de aplicaciones y el lenguaje utilizado a lo largo de esta guía. Bellebnb se divide en tres aplicaciones separadas que trabajan juntas para interactuar con el hotel, sus invitados y otros sistemas, como los canales de venta en línea como TripAdvisor.

La parte principal de la aplicación es el "Administrador de recepción" o simplemente "Recepción". Esto se conoce generalmente como el Sistema de gestión de la propiedad, o PMS. El hotel usa el PMS para crear y administrar reservas.

La siguiente parte es el 'Motor de reservas'. Su motor de reservas es un sitio web que sus invitados pueden usar para reservar una habitación en su hotel. Puede insertar el motor de reservas para realizar reservas desde su propio sitio web o Facebook.

Finalmente, está el 'Channel Manager'. El gestor de canales se utiliza para recopilar reservas para su hotel generadas por canales de ventas, como Airbnb y Booking.com, y envía información de precios y disponibilidad a todos sus canales de venta disponibles cada vez que crea, reprograma o cancela una reserva, o establece un precio por una habitación

II. Configuración de habitaciones y tarifas

Cuando crea su cuenta, el sistema crea un hotel de prueba con habitaciones, tarifas, reservas y un personal. Esto es para que a los usuarios en el período de prueba les resulte fácil hacer clic y probar todo antes de profundizar. Puede ver las reservas, hacer check-in / check-outs, gestionar invitados, etc., sin tener que ingresar datos reales.

Después de haber revisado los datos de la prueba, debe configurar su hotel real, empezando por sus habitaciones. Haz clic en el menú de navegación en la esquina superior izquierda de la pantalla y luego ve a "Mi hotel> Habitaciones". Haz clic en "Tipo de habitación nueva".

Todo lo que necesita ingresar es un nombre para esta sala. Puede agregar tanta información adicional como desee, incluido el precio, la ocupación máxima, la configuración de la cama, etc. Haga clic en 'Guardar'.

Tipos de habitación vs habitaciones

Lo que acaba de crear se llama 'Tipo de Habitación'. Un 'Tipo de Habitación' es una descripción de las características de una habitación, incluida la ocupación y el precio; una "Habitación" es una habitación real donde se hospeda un invitado.

Las habitaciones están agrupadas por tipo para evitar el esfuerzo de crear básicamente la misma habitación numerosas veces. Por ejemplo, un hotel puede tener 20 habitaciones que tienen una cama y acomodar a un solo huésped, dos de las cuales permiten fumar. En este caso, el hotel puede crear dos tipos de habitaciones: 'Individual' y 'Individual - Fumar'.

Después de crear el tipo de habitación, haga clic en la pestaña 'Inventario' para ver las habitaciones disponibles para ese tipo. Estas son las filas en tu calendario. Una habitación se crea automáticamente cuando creas un tipo de habitación.

Para agregar más unidades de un tipo, haga clic en 'Agregar una habitación' e ingrese un nombre. En el ejemplo anterior, puede agregar habitaciones '1A', '1B', '2D', etc. para el tipo 'Individual' para representar las habitaciones individuales disponibles en su hotel. (Asigne los nombres de las habitaciones tal como aparecen en la puerta de su hotel).

Cuando los usuarios ven su hotel en su motor de reservas u otros canales de venta, los tipos de habitaciones representan los alojamientos ofrecidos, y las habitaciones están disponibles para cada tipo. Por ejemplo, si tiene habitaciones de tipo 'Individual' y 'Doble' disponibles para una fecha y número de huéspedes determinados, el canal de ventas mostrará dos resultados, junto con el número de habitaciones disponibles para cada uno.

Agregar fotos

Ahora que comprende cómo funcionan las adaptaciones en su hotel, debe agregar más información para que sus habitaciones sean más atractivas para los visitantes. Toda esta información se puede agregar al tipo de habitación.

Seleccione cualquier tipo de habitación y haga clic en "Acciones> Editar" para agregar descripciones y comodidades. Lo más importante es agregar fotos atractivas. Seleccione cualquier tipo de habitación y desplácese hacia abajo a la sección titulada 'Fotos', luego arrastre y suelte fotos, o haga clic en el botón titulado 'Elegir archivo'.

Verá el resultado de establecer fotos en las siguientes secciones cuando analicemos la creación de reservas a través de su calendario y a través de su motor de reservas.

Precio de habitación

Puede tasar habitaciones por día de la semana. Por ejemplo, puede tener una habitación con un precio de $ 100 los días de semana y $ 120 los fines de semana.

Para establecer el precio por día de la semana, edite el tipo de habitación y desplácese hacia abajo a la sección titulada "Precios por día". Aquí puede agregar precios por día de la semana. En este ejemplo, solo ingrese 120 para el sábado y el domingo y deje los otros campos en blanco. Cualquier día sin precios especiales volverá a la "Tarifa base" ingresada anteriormente.

También puede establecer un precio para una habitación para una fecha determinada. Por ejemplo, es posible que desee aumentar sus precios en un 40% durante la última semana de diciembre.

Para hacer esto, seleccione un tipo de habitación y haga clic en la pestaña 'Fijación de precios'. Seleccione el mes y luego configure los precios para las fechas específicas en el calendario, luego haga clic en 'Actualizar precios'. Cualquier día sin precios especiales (en blanco) revertirá al precio de habitación ordinario mencionado anteriormente.

Rate Plans

Es posible que desee ofrecer artículos o beneficios adicionales cuando sus huéspedes reserven una habitación. Por ejemplo, es posible que desee ofrecer desayuno con un descuento a los huéspedes que compran cuando reservan. Los 'Planes de tarifas' combinan comodidades y términos de cancelación con un ajuste de tarifa cuando sus huéspedes reservan una habitación.

Los planes tarifarios alientan a los huéspedes a comprar complementos en el momento de la reserva, lo que significa que su hotel aprovecha una importante oportunidad de ventas. Supongamos que desea ofrecer una tarifa de 'Desayuno' que permita a los huéspedes comprar un plan de desayuno por $ 5 por persona por noche.

Vaya a 'Mi Hotel> Tarifas' y haga clic en 'Nuevo plan de tarifas'. Llame a este plan 'Desayuno'. Agrega una breve descripción y deja marcada la 'Velocidad local'. Puede omitir la sección "Servicios y comidas" por ahora y volver a visitarla más adelante. También omita la sección 'Descuentos' por ahora. Estas secciones se explican por sí mismas una vez que comprenda cómo definir una tasa.

Queremos ingresar la información correcta en 'Ajuste de tarifa' para que el precio de reserva para esta tarifa incluya $ 5 adicionales por huésped por noche. Ingrese 5.00 para 'Cantidad' (sin símbolo de moneda) y marque 'Por huésped' y 'Por noche'.

En la sección "Política de cancelación y reembolso", ingrese el número de días que el huésped tiene disponible para cancelar la reserva antes de su ETA programada, junto con un cargo / tarifa de penalidad por cancelaciones tardías. Ingrese una descripción simple de la política de reembolso para que se muestre a sus invitados.

A los huéspedes que reserven esta tarifa se les cobrará la tarifa de la habitación y el desayuno. También debe crear un plan tarifario básico adicional que no tenga ajustes de tarifas, llámelo 'Mejor tarifa disponible' o 'Tarifa estándar' para ver la diferencia con la tarifa 'Desayuno' cuando cree reservas en los siguientes pasos.

Impuestos y pagos

Es posible que desee que los impuestos se incluyan automáticamente cuando se realicen o reprogramen las reservas. Supongamos que su hotel incluye tanto un 'Impuesto Federal' al 20% (IVA) como un 'Impuesto turístico' a $ 7 por huésped (Tarifa) por cada reserva.

Vaya a 'Mi Hotel> Impuestos' en el menú de navegación principal, luego haga clic en 'Nuevo impuesto'. Para el 'Impuesto federal' en este ejemplo, ingrese 20 para 'Cantidad' y seleccione 'Porcentaje'. Para el 'Impuesto turístico', ingrese 7 para 'Cantidad' y seleccione 'Por huésped'. Ahora tiene dos impuestos que se agregarán a cada reserva, como en el ejemplo.

III. Crear y administrar reservas

Ahora que tiene la configuración de sus habitaciones, puede crear y administrar reservas. Hay dos maneras de crear reservas en su Recepción, cada una con sus propias ventajas, y también puede reservar habitaciones a través de su Motor de reservas.

Crear una reserva

I. Usando su calendario

Puede crear una reserva directamente en su calendario (vaya a 'Recepción> Calendario'). Haga clic en el selector de fecha en el menú en la parte superior derecha y seleccione la fecha de entrada para la reserva. Usa las flechas izquierda / derecha para moverte entre meses.

A continuación, desplácese hacia abajo a la habitación que desea reservar (cada fila representa una habitación en su hotel). Haga clic y arrastre desde la fecha de entrada, resaltando los días incluidos en la reserva. Por ejemplo, si desea reservar del 15 al 22 de diciembre (es decir, salir el 22), resalte las fechas desde el 15 de diciembre hasta el 21 de diciembre inclusive (sin incluir el 22).

Cuando levante el dedo del mouse, se le ofrecerá un selector de invitado. Ingrese el número de adultos y niños, luego haga clic en 'Continuar'. La siguiente pantalla ofrece las tarifas disponibles para esta sala y el número de invitados. Seleccione una tasa y haga clic en 'Reservar'.

II. Usando la búsqueda de habitaciones

Para completar la reserva, solo ingrese un nombre para la reserva. También puede agregar una tarjeta de crédito para asegurar la reserva, un correo electrónico de contacto o notas. Haga clic en los botones '+' para revelar estas opciones adicionales. Cuando esté listo, haga clic en 'Crear reserva'.

También puede crear una reserva yendo a 'Recepción> Reservar'. Este es un método menos llamativo, pero más convencional para buscar habitaciones disponibles. Simplemente ingrese las fechas y el número de invitados, luego haga clic en 'Buscar' para ver todas las habitaciones disponibles. Seleccione cualquier habitación / tarifa para reservar.

La ventaja de esto es que puedes ver todas las habitaciones y sus precios para los parámetros elegidos. Si un cliente llama, es posible que tenga un cierto rango de precios en mente, y este enfoque hará que sea más fácil encontrar una habitación adecuada al precio deseado.

Administrar reservas

Para ver una reserva, vaya a su calendario y busque por fecha, luego haga clic en el nombre de la reserva. Puede pasar el mouse sobre una reserva para ver los detalles básicos antes de hacer clic.

El flujo de trabajo básico para una reserva es el siguiente: procesar un pago de depósito (opcional); registrar invitados; registrarse; agregar elementos a la factura (opcional); check-out y procesar el pago final. No todas las reservas incluirán todas estas acciones, pero esto es lo que implica una reserva típica.

Resumen de reserva

La primera sección en los detalles de la reserva es el 'Resumen de la reserva'. El resumen de la reserva incluye información sobre dónde y cuándo se creó la reserva, las fechas de entrada y salida, y los detalles de la tarifa. Una vez que se haya registrado la reserva, el segundo panel mostrará la fecha y hora exactas en que se completó el registro y qué miembro de su personal hizo el registro. Lo mismo aplica para el panel de check-out. El panel de detalles de tarifas informa al hotel de a qué tiene derecho el huésped según la tarifa seleccionada. Por ejemplo, si la tarifa incluye desayuno, tratamiento de spa, etc.

Los huéspedes del hotel

La parte más importante de los detalles de la reserva es la información del huésped. Antes de completar el check-in, debe agregar todos los invitados incluidos en la reserva. Por ejemplo, si una habitación está reservada para tres huéspedes, los tres invitados deben registrarse y agregarse a la reserva antes del check-in. El panel de 'Check-in' para la reserva también indicará cuántos huéspedes deben agregarse antes de completar el check-in.

En la sección "Invitados" de la reserva, verá a los invitados registrados para la sala, junto con la cantidad de invitados que aún deben agregarse. En el cuadro de búsqueda titulado 'Agregar un invitado' escriba un nombre de invitado y haga clic en 'Buscar'. Si el huésped ya existe en sus registros, puede hacer clic en 'Seleccionar' para agregarlo a la reserva o hacer clic en 'Registrar invitado' para agregar un nuevo invitado para sus registros.

You can add as much or as little information as you like for each guest, but you must include a name and address. In addition, you can also scan and upload and ID document (passport, driver’s license, etc) for each profile. Just click ‘Add ID Document’ to add a photo or scanned PDF file. We recommend using the Dropbox iOS/Android app to scan documents using your phone camera. It’s free and easy to use, and your PMS is fully mobile ready, so you can log in through your phone to upload guest ID documents.

Una vez que haya agregado todos los invitados a la reserva, puede hacer clic en 'Check-in'. No se pueden agregar huéspedes adicionales después del check-in, así que asegúrese de agregar a todos antes de completar el check-in. Si ha habido un cambio en la reserva y hay menos invitados de lo esperado, haga clic en 'Cancelar' en el panel 'Agregar un invitado'.

Tenga en cuenta que el botón "Cancelar" se titula "No hay invitados adicionales". Si hace clic en este botón, todos los invitados adicionales serán eliminados de la reserva. Esto puede afectar el precio de la reserva, si la tasa asociada se calcula por invitado (c.f., "Planes de tarifas"). Por ejemplo, si la tarifa incluye un desayuno de $ 5 por huésped por noche, y solo llegan 2 de los 3 huéspedes esperados, la tarifa se ajustará para eliminar los $ 5 adicionales por noche para el huésped desaparecido. Verá la actualización en la sección 'Factura'.

Factura

La factura incluye la lista detallada de artículos de facturación para esta reserva, agrupados por tipo, incluido el precio de la habitación, impuestos / tasas y artículos generales. Los artículos de facturación se pueden agregar a una reserva después del check-in. Si esta reserva incluye más de una habitación, la factura de la habitación principal incluirá las facturas de cada una de las habitaciones adicionales.

Pagos

Puede procesar un pago en cualquier etapa de una reserva. Un 'pago procesado' es un registro de un pago tomado del huésped por el hotel. En la mayoría de los casos, un hotel cargará un depósito cuando se cree una reserva, y luego procesará el saldo al momento del check-out. Para una discusión completa, lea la sección 'Flujo de trabajo de pagos' en nuestra publicación de blog Pasarelas de pago: parte I.

Información / Notificaciones adicionales

Puede ver información adicional en la columna de la derecha, siguiendo el panel 'Check-in'. Puede haber advertencias para los huéspedes desaparecidos, llegar tarde o quedarse más tiempo. Las reservas que incluyen datos de tarjeta de crédito mostrarán la información de pago del huésped.

Las reservas realizadas a través de canales de venta externos, como Booking.com y Airbnb, pueden incluir información sobre pequeños errores, como el precio de la reserva que se envía en una moneda diferente a la indicada para el hotel.

Un tipo de notificación importante para las reservas de canales es 'Precio coincidente'. Cuando los huéspedes reservan a través de un canal exterior, lo hacen al precio indicado por el canal, que puede diferir del precio interno que establezca para su hotel. Por ejemplo, una habitación incluida en su motor de reservas por $ 100 puede aparecer en Booking.com por $ 120. Ajustar una reserva puede resultar en un cambio de precio. Esto puede suceder si necesita mover la reserva a una habitación diferente, agregar o quitar días de una reserva, o incluso eliminar invitados de una reserva (c.f., "Invitados").

En el caso de un ajuste, el precio de una reserva se calcula utilizando los precios locales. Esto puede ocasionar que el precio de la reserva sea diferente de lo que el cliente pagó / aceptó pagar cuando hicieron su reserva. En nuestro ejemplo, la habitación reservada a través de Booking.com se volverá a calcular utilizando la tarifa local de $ 100 en lugar de $ 120. El panel 'Precio coincidente' informa al hotelero si hay alguna diferencia entre el precio de reserva original y el precio actual / ajustado. El hotelero puede ajustar la factura a mano para que coincida con el precio original, si es necesario.

Revisa

La reserva se puede retirar en la fecha indicada en la sección 'Resumen de la reserva'. Por ejemplo, si se realiza una reserva para 2 noches del 5 de junio al 7 de junio, el hotel puede completar el check-out en cualquier momento a partir de las 12 a. M. Del 7 de junio. Si el cliente necesita realizar el check-out antes o después, puede reprogramar la reserva redimensionándola en su calendario de reserva. Simplemente arrastre el extremo derecho a la fecha de salida deseada.

Durante el check-out, se procesará el saldo de la reserva. Por ejemplo, si la reserva es de $ 500, con $ 200 procesados como depósito cuando se realizó la reserva, el saldo de $ 300 se procesará automáticamente al momento del check-out.

Cancelaciones

Para cancelar una reserva, vaya a 'Acciones> Cancelar'. El panel 'Detalles de la reserva' incluirá la información de cancelación de la tarifa seleccionada (c.f., 'Planes de tarifas'). Por ejemplo, la tarifa 'Desayuno' puede incluir una tarifa de cancelación del 30% para cancelaciones recibidas con menos de una semana de anticipación. El hotelero puede usar esta información para decidir sobre el "Cargo de cancelación" para cobrar.

El pago de la cancelación se procesará cuando haga clic en 'Enviar'. Si decide no cobrar una tarifa de cancelación, como en el caso de un reembolso completo, ingrese '0' por 'Comisión de cancelación' y seleccione 'No se requiere pago'. para 'Tipo'.

IV. Su motor de reservas

Su motor de reservas es un sitio web que los huéspedes pueden utilizar para reservar habitaciones y gestionar su reserva. Las reservas generadas a través de su motor de reservas son libres de comisiones: mantiene el 100% de los ingresos generados a través de su motor de reservas.

Ver su motor de reservas

Para ver su motor de reservas, vaya a 'Channel Manager> Booking Widget' en el menú de navegación principal y haga clic en el enlace en el panel 'Estado' a la izquierda. Aquí puede buscar habitaciones y hacer reservas. Deberías comenzar haciendo una reserva de prueba para tu hotel. Seleccione cualquier habitación, seleccione una tarifa, luego ingrese los detalles de su reserva.

Una vez que se haya creado su reserva, sus invitados pueden usar el motor de reservas para ver y actualizar su reserva. Los invitados recibirán un mensaje de confirmación por correo electrónico con un enlace a su factura electrónica disponible a través de su motor de reservas. Cuando se registren, se les ofrecerá la gama de servicios adicionales que su hotel tiene para ofrecer (c.f., sección 'Servicios para huéspedes' a continuación).

Reservas de canales

Para ver la reserva que acaba de hacer, vaya a 'Recepción> Bandeja de entrada' en el menú de navegación principal. Haga clic en la nueva reserva para ver los detalles de la reserva. En la sección "Invitados", verá un panel de notificaciones para los invitados incluidos en su reserva. Debido a que esta reserva fue generada por un canal exterior y no por su personal a través de la Recepción, esta reserva se identifica como una "Reserva de canal".

En el caso de una reserva / reserva de canal, el PMS tratará de hacer coincidir a los invitados incluidos con la reserva con un huésped existente. Se te ofrecerá una lista de posibles coincidencias. En el caso de una coincidencia con un invitado existente en sus registros, seleccione 'Fusionar' con el invitado existente. De esta forma, puede evitar generar registros de invitados duplicados para los visitantes habituales. De lo contrario, haga clic en 'Confirmar' para agregar el nuevo invitado a sus registros.

Ajustes del correo electrónico

Puede agregar correos electrónicos HTML personalizados para enviar a los invitados cuando reserven una habitación a través de su motor de reservas. Vaya a 'Configuración> Configuración de correo electrónico' en el menú de navegación principal para ver las opciones de mensajes disponibles. Puede encontrar más información sobre la configuración de correo electrónico en nuestra publicación de blog HTML Emails.

Personalizar

Puede agregar fotos y descripciones de HTML para que sus habitaciones sean más atractivas. Los tipos de habitaciones de su hotel son la principal atracción en su motor de reservas, y debe incluir tanta información como sea posible. Puede agregar hasta 25 fotos para cada tipo de habitación, junto con una lista de comodidades, vistas y otra información, e incluso puede agregar esta información en varios idiomas para acomodar a los visitantes internacionales.

Para obtener más información sobre cómo personalizar su motor de reservas, consulte las siguientes publicaciones:

• Escogiendo un Esquema de Color
• Markdown HTML
• Introducción a la configuración de estilo
• Motor de reservas multilingüe

Embed

Si tiene su propio sitio web, puede utilizar su motor de reservas para aceptar reservas directamente desde su propio sitio web. Para generar un widget de incrustación para su sitio web, vaya a 'Channel Manager> Widget de reserva' en el menú de navegación principal. Puede encontrar más información sobre cómo utilizar su motor de reservas en su propio sitio web en nuestra publicación de Motor de reserva integrable.

V. Servicios para huéspedes del hotel

Su motor de reservas viene equipado con un portal de servicios para huéspedes para facilitar la interacción con sus invitados una vez que se registran en su hotel. Pueden utilizar su motor de reservas para solicitar un servicio de habitaciones o comunicarse con la recepción.

Servicio a la habitación y mensajería

Para habilitar su portal de servicios para huéspedes, vaya a 'Configuración> Servicio de habitaciones' y luego 'Configuración> Mensajería instantánea' para habilitar ambos servicios. Su motor de reservas seguirá proporcionando recibos electrónicos y permitirá que sus invitados cancelen su reserva, aunque no se habiliten servicios adicionales, pero debe habilitar al menos durante el período de prueba gratuita para tener una idea de la amplitud total de su motor de reservas.

Vaya a 'Servicio de habitaciones> Menú' para ver los artículos disponibles para sus invitados. Puede ingresar tantos elementos adicionales como desee. Tiene un conjunto estándar de elementos de prueba agregados para usted cuando crea su cuenta.

Para ver el menú del servicio de habitaciones desde la perspectiva de un visitante, cree una nueva reserva de su motor de reservas con una fecha de entrada de hoy (un huésped, una noche es lo suficientemente bueno). Mantenga la ventana de su navegador abierta cuando reciba la confirmación de su reserva. Abra una segunda ventana del navegador, inicie sesión en su administrador de recepción y complete el check-in para esta reserva.

Una vez completado el check-in, actualice la ventana abierta en la confirmación de su reserva para ver los servicios adicionales que se ofrecen a sus invitados después del check-in. Busque el menú del servicio de habitaciones y realice un pedido. Después de ingresar el pedido, actualice la reservación en su segunda ventana del navegador para ver el pedido en proceso en los detalles de la reserva.

Aunque el personal de recepción puede ver las órdenes de servicio de habitaciones en curso, los hoteles suelen tener un personal de cocina para preparar y entregar pedidos. Puede crear miembros del personal, con privilegios de inicio de sesión, que solo tengan acceso a las operaciones de la cocina. El personal de su cocina puede ver una lista de pedidos activos y marcarlos como completados cuando se entregan. Los artículos solo se agregan a la factura de una reserva cuando están marcados como entregados por el personal de la cocina. Para obtener más información sobre la administración del personal, incluido el personal de la cocina, consulte la sección "Cuentas de personal y usuario" a continuación.

A continuación, vaya a la interfaz de mensajería y envíe un mensaje. En el navegador de su Front Desk, vaya a 'Recepción> Bandeja de entrada' para ver y responder al mensaje. Los mensajes se cargan automáticamente tanto para los invitados como para el personal, por lo que si deja las dos ventanas estables después de crear o responder a un mensaje (no actualizar), debería ver que las actualizaciones entran por sí solas.

Comentarios del personal

Su portal de servicios para huéspedes también incluye un sistema de revisión interno. Los huéspedes pueden revisar tanto las instalaciones como el personal, si tiene habilitadas las revisiones del personal. Para activar su motor de revisión, vaya a 'Informes> Revisiones' en el menú principal de navegación de su Recepción. Para permitir que los miembros del personal sean revisados, vaya a 'Configuración> Personal del hotel' y seleccione a los miembros individuales del personal para su revisión en su perfil seleccionando 'Habilitar para revisión'.

Para escribir una reseña, deberá verificar una reserva. A los huéspedes se les ofrece la posibilidad de dejar un comentario después de que hayan completado el registro de salida. Mantenga la ventana del navegador para el ejemplo anterior abierta / disponible hasta mañana, una vez que pueda completar la salida. Si ingresó su dirección de correo electrónico para uno de los invitados en la reserva, se le enviará un correo electrónico que lo dirigirá a la página de revisión después del check-out. Recuerde que las reservaciones no se pueden retirar hasta la fecha indicada, así que mantenga la reserva de prueba para este ejemplo en un día de duración.

Siga adelante y complete el check-out cuando pueda, luego actualice la página de servicios para huéspedes. Ahora se lo dirigirá a la interfaz de revisión. Los huéspedes pueden incluir una breve calificación de 5 estrellas para el personal y las instalaciones, junto con un breve comentario para cada uno.

Su personal es el aspecto más importante de su hotel, por lo que el gerente del hotel debe tener una idea de cómo se trata a los huéspedes. Cada miembro del personal tiene datos de revisión histórica, junto con otras estadísticas, como check-ins / check-outs disponibles en su perfil. Las calificaciones promedio por estrellas están disponibles para cada miembro de su personal. Los miembros de su personal no necesitan privilegios de acceso al sistema para ser habilitados para su revisión.

Funciona en todas partes

Su portal de servicios está listo para dispositivos móviles, por lo que los invitados pueden acceder a sus servicios adicionales desde cualquier teléfono o tableta que tengan a mano. No hay nada que descargar, nada que instalar, lo que significa que puede comunicarse con las personas a través de cualquier dispositivo que tengan disponible. Para tener una idea, cree una reserva desde su teléfono inteligente y repita el ejemplo anterior, pero con su teléfono y una ventana del navegador, en lugar de dos ventanas del navegador.

VI. Cuentas de personal y usuario

Puede agregar tantos miembros del personal a su cuenta como necesite. Los miembros del personal pueden o no tener privilegios de acceso al sistema. Por ejemplo, puede registrar miembros del personal solo para fines de revisión. Para los miembros del personal que tienen acceso al sistema, se pueden asignar cinco tipos diferentes de cuentas: Recepción, Cocina, Mantenimiento y Administrador de la propiedad. Para obtener una descripción completa sobre cómo crear y administrar a los miembros del personal, consulte esta publicación: Gestión de usuarios.

Mantenimiento

Uno de los tipos de cuentas disponibles para su personal es 'Mantenimiento'. El personal de mantenimiento es responsable de preparar las habitaciones después de que sus huéspedes se retiren. Los usuarios a los que se les asignan privilegios de "Mantenimiento" solo tienen acceso a la lista de salas que se deben preparar para hoy.

Los usuarios de mantenimiento con sesión iniciada pueden ir a 'Mantenimiento> Preparar habitaciones' en el menú de navegación principal para ver la lista de salas que deben prepararse. Haga clic en 'Marcar como listo' para que la habitación esté disponible para el próximo visitante. Las habitaciones que no hayan sido preparadas después del check-out aparecerán en esta lista, y la próxima reserva que se registre incluirá una notificación de alerta hasta que se prepare la habitación.

VII. Generar informes

Puede generar informes para reservas y pagos por un período determinado. Para pagos, vaya a 'Informes> Pagos' en el menú principal de navegación. Ingrese las fechas en el selector de fechas superior derecha, luego haga clic en el botón de búsqueda para ver los pagos registrados para el período seleccionado (puntos finales incluidos).

Para ver las reservas, vaya a 'Informes> Reservas'. Ingrese las fechas en el selector de fechas y haga clic en el botón de búsqueda para ver las reservas que coinciden con el intervalo de fechas especificado. Haga clic en los botones 'Exportar' en los informes de Reservas o Pagos para generar un archivo CSV que puede importar en su hoja de cálculo favorita, como Excel o Google Docs.

VIII. Gestión de canales

El administrador de canales coordina el precio y la disponibilidad entre todos sus canales de venta, incluido su motor de reservas. Cada vez que reciba una nueva reserva de cualquier fuente o cree una nueva reserva en su Recepción, el administrador de canales envía la actualización del inventario a todos sus canales de venta para evitar el exceso de reservas o la pone a disposición de todos los canales en el caso de una cancelación.

IX. Resumen

Esta Guía del usuario evoluciona constantemente con las nuevas funciones incluidas en nuestro paquete de software. Asegúrate de suscribirse a nuestro blog para mantenerse al día con las nuevas funciones y consejos para usuarios avanzados. Hemos cubierto todo lo posible, pero hay muchos temas que dejamos para el blog y las preguntas frecuentes..

Todavía tenemos que mencionar la característica más importante para toda la aplicación: el botón de chat en la parte inferior derecha de la pantalla. Si tiene alguna pregunta, simplemente inicie sesión en su cuenta y haga clic en el botón en la parte inferior derecha de la pantalla para preguntarnos cualquier cosa que le cause confusión. Siempre estamos felices de ayudar.